Une relation d’affaires solide et saine peut commencer par une lettre officielle. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec des importateurs et des exportateurs internationaux. Vous n’avez peut-être pas l’occasion de les rencontrer en personne, une lettre professionnelle peut donc être le meilleur substitut. Écrire cette lettre demande de la diligence et de la considération.
Formatez votre lettre de manière professionnelle, avec le logo de votre société, vos coordonnées et vos informations personnelles situées en haut de la page. Indiquez également les coordonnées de l'importateur et une salutation appropriée. Le texte doit être aligné à gauche, sans indentation pour les paragraphes et avec un interligne simple.
Attirez l'attention de l'importateur dans le premier paragraphe en soulignant votre principal argument de vente. Soulignez le point de différenciation qui fait de vos produits les meilleurs sur le marché. Vous pouvez bénéficier du prix le plus bas, des meilleures fonctionnalités ou du délai le plus rapide entre la commande et la livraison. Vous n'avez pas besoin d'exagérer, mais assurez-vous d'indiquer clairement les avantages de votre entreprise.
Fournissez plus d'informations sur votre entreprise et ses antécédents dans le deuxième paragraphe. Expliquez depuis combien de temps vous êtes en affaires et où vous vous trouvez. Décrivez exactement ce que vous produisez et dans quel volume. Expliquez également qui sont certains de vos clients actuels et rendez-les disponibles à titre de référence.
Fournissez des informations supplémentaires sur les fonctionnalités de vos produits. Cela est particulièrement important pour les produits techniques tels que le matériel informatique, les équipements de réseau ou les produits pharmaceutiques. L'importateur voudra connaître le plus grand nombre possible de spécifications. Vous pouvez même inclure des schémas ou des modèles sur une pièce jointe séparée.
Convaincre le lecteur que votre entreprise est la meilleure entreprise pour travailler et que vous pouvez livrer comme promis. Décrivez les conditions de paiement, les délais, les informations logistiques et les prix. Laissez la lettre ouverte pour la négociation et le suivi. Fermez la note avec une gracieuse approbation.
