Aucune loi fédérale n'oblige les employeurs du secteur privé à autoriser les employés actuels ou anciens à accéder à leurs dossiers personnels. En règle générale, les fichiers du personnel des employés du secteur privé sont considérés comme la propriété de l’employeur, et certaines entreprises utilisent cette raison pour limiter l’accès aux fichiers des employés. Les employés fédéraux et étatiques - les employés du secteur public - peuvent accéder à leurs dossiers officiels.
Dossier personnel
Les dossiers d’emploi - parfois appelés dossier du personnel de l’employé - contiennent des documents tels que la demande initiale d’emploi de l’employé, ses coordonnées, les formulaires d’admissibilité à l’emploi, les évaluations de rendement, les dossiers de discipline et de présences, ainsi que des notes concernant les performances, la formation et l’emploi. Les promotions et les licenciements sont des exemples d’actions d’emploi. Dans certains cas, le service des ressources humaines tient un dossier d’emploi officiel et le supérieur hiérarchique ou le responsable de l’employé tient un dossier ministériel. Bien que les deux fichiers doivent contenir des informations pertinentes, le contenu peut différer légèrement. Par exemple, un fichier de département ne doit pas contenir de copies de tous les documents et documents qu'un employé complète le premier jour de son travail, tels que les accusés de réception des politiques et les formulaires W-2.
Raison de l'accès
Les employés actuels demandent à examiner leurs dossiers pour s’assurer que le service des ressources humaines tient des dossiers précis concernant leur emploi. Si la société procède à des évaluations de performance annuelles, des copies des formulaires d’évaluation pour chaque année d’emploi de l’employé doivent figurer dans le dossier du personnel. De même, les registres de présence devraient refléter avec précision les absences des employés, qu’elles soient dues à une maladie, à des vacances ou à des congés. Les anciens employés demandent souvent aux fichiers d’obtenir des copies des documents qu’ils peuvent utiliser dans leur recherche d’un emploi futur. Par exemple, si le dossier d’un ancien employé contient des enregistrements relatifs à la performance et aux réalisations, ces informations peuvent être utiles pour reconstituer un CV ou pour préparer une liste de tâches à partager lors des entretiens avec des employeurs potentiels. Les anciens employés peuvent également demander des copies de leur dossier d'emploi afin de déposer une plainte contre un employeur.
Politique de l'employeur
De nombreux employeurs ont des politiques en milieu de travail concernant la divulgation des dossiers des employés. Les règles du lieu de travail varient en fonction des types d’enregistrements disponibles pour l’inspection et la copie par les employés, et certaines entreprises désignent les heures non travaillées comme la seule période pendant laquelle les employés peuvent consulter les enregistrements du personnel. Les employeurs qui ont des politiques à ce sujet consacrent généralement une section du manuel de l’employé à l’accès aux enregistrements. Une politique bien rédigée décrit les étapes nécessaires à l’examen des dossiers, aux types de dossiers auxquels les employés ont accès, aux moments où les employés peuvent consulter leurs dossiers, ainsi qu’aux frais facturés pour la photocopie de documents contenus dans le dossier personnel d’un employé.
Obligation de l'employeur
En vertu de la loi fédérale, les employeurs du secteur privé ne sont pas tenus de fournir des copies des dossiers d'emploi aux employés actuels ou anciens. La décision de publier des fichiers est basée sur la politique de l'entreprise et, dans certains cas, sur la loi en vigueur régissant l'accès aux fichiers du personnel. Cependant, de nombreux employeurs voient l’avantage de se conformer aux demandes des employés. Refuser l'accès aux dossiers d'emploi ne peut que soulever des questions auxquelles l'employeur ne veut peut-être pas répondre. Si les employeurs tiennent des dossiers personnels contenant des informations exactes qui ont déjà été communiquées aux employés, il ne devrait y avoir aucune question quant à savoir si les informations peuvent être publiées après le départ de l'employé de l'entreprise. De bonne foi, de nombreux employeurs offrent aux employés l’accès aux dossiers du personnel. Cette pratique démontre la transparence des politiques et des registres de l'emploi.
Les lois régissant l'accès des employés fédéraux aux dossiers d'emploi font partie de la loi fédérale sur la protection de la vie privée de 1974; le Bureau de la gestion du personnel des États-Unis est l’organisme généralement responsable des dossiers du personnel des employés fédéraux. Les États individuels traitent les demandes d'accès des employés aux dossiers du personnel.
Lois de l'Etat
Certains États ont des lois autorisant les employés à accéder aux dossiers du personnel. D'autres États ne disent pas si les employés actuels et les anciens employés peuvent consulter ou photocopier les documents personnels. Dans la plupart des cas, les employés - actuels ou anciens - qui ont participé à des enquêtes sur le lieu de travail ne peuvent pas consulter les archives concernant les enquêtes. Ces enregistrements ne doivent de toute façon pas être conservés dans le fichier d’emploi. Ils doivent rester sous la garde du service des ressources humaines et seul le personnel des ressources humaines chargé de l'enquête devrait avoir accès aux documents d'enquête.
Accès limité
Les États qui ont des lois sur l'accès des employés aux dossiers du personnel peuvent obliger les employés à soumettre une demande écrite. Certaines lois permettent aux employeurs de limiter l'accès à certains documents. La loi californienne, par exemple, oblige les employeurs à autoriser les employés actuels et anciens à accéder à leurs dossiers dans les 21 jours suivant la réception d’une demande de la part d’un employé. Les employeurs qui ne se conforment pas aux lois de l'État de Californie en la matière sont passibles de sanctions, d'amendes et de jugements de poursuites civiles pour avoir refusé l'accès aux dossiers de leurs employés. Missouri, d’autre part, n’a pas de loi d’État qui autorise l’accès au dossier personnel d’un employé.
