Toutes les entreprises qui embauchent et maintiennent des employés doivent conserver un fichier d’employés ou de personnel pour chaque employé embauché. Les responsables des ressources humaines doivent veiller à ne pas inclure d’informations sensibles dans un dossier général d’employé, tel que des dossiers médicaux, financiers, judiciaires ou de sécurité. Ces types d'informations doivent être stockés dans un emplacement sécurisé, conformément aux lois fédérales et nationales. Les autres types d'informations non sensibles doivent être conservés dans un dossier d'employé dédié afin de permettre leur révision ou d'être utilisés comme preuve dans un litige en matière d'emploi.
Dossiers d'emploi préliminaires
Les informations concernant les communications préalables à l’emploi, la description du poste, les copies d’une demande d’emploi initiale, le curriculum vitae, les notes d’entretien, les offres d’emploi, tout formulaire de vérification signé, comme la lecture et la compréhension du manuel de l’employé, doivent être conservées dans le dossier de l’employé.
Information sur les salaires, la paie et les taxes
Ces types de documents incluent les enregistrements de feuille de temps, les formulaires W-4 remplis par l'employé, les registres de présence, les autorisations de dépôt direct, les relevés annuels W-2 et les mandats de pension alimentaire ayant une incidence sur le salaire net de l'employé.
Évaluations, examens et incidents de performance
Si votre entreprise procède à des évaluations périodiques du rendement, une copie de chaque évaluation concernant un employé en particulier doit être placée dans son dossier personnel. En outre, tous les incidents concernant des conflits avec d'autres employés ou la direction, des problèmes de comportement, des habitudes d'absence, des performances médiocres au travail et des avertissements écrits doivent être consignés dans le dossier.
Formation et éducation
De nombreux postes nécessitent une formation préliminaire et continue, une formation ou une certification. Les employeurs devraient conserver un registre de tous les programmes de formation suivis par un employé. Si un certificat d'achèvement a été délivré à l'employé pour un cours spécifique relatif au travail, une copie doit être conservée dans le dossier.
Contacts d'urgence et avantages
Tous les employeurs devraient conserver une liste des personnes à contacter en cas d'urgence pour chaque employé, que le milieu de travail soit dangereux ou non. En outre, tous les avantages associés au poste de l’employé doivent être enregistrés. Les avantages peuvent comprendre des vacances payées, une assurance médicale, des programmes de remboursement des frais de scolarité et d'autres types de couverture.
