Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'équipe, les administrateurs des ressources humaines ont la responsabilité de collecter et de fournir les informations appropriées à l'entreprise et à l'employé. Cela inclut la documentation mandatée par le gouvernement fédéral ainsi que des détails spécifiques à l'entreprise. Bien que les protocoles puissent varier d'un employeur à l'autre, il existe des points communs entre la plupart des listes de contrôle pour les nouveaux employés des RH.
Les formulaires d'impôt
Les nouveaux employés doivent remplir un formulaire de retenue d’impôt, généralement un formulaire W-4. Les entrepreneurs indépendants peuvent remplir un formulaire 1099. Les employés doivent indiquer leurs exemptions de retenue. Les employés doivent également remplir un formulaire I-9 dans les trois jours suivant leur embauche, ce qui prouve leur droit de travailler aux États-Unis. Les employeurs doivent obtenir deux types de documents confirmant le droit du salarié au travail. Les exemples incluent un passeport américain, une carte de sécurité sociale, une carte d’électeur, un permis de conduire ou une carte d’identité nationale. En outre, les nouveaux employés peuvent avoir besoin de remplir des formulaires pour la retenue d'impôt sur le revenu de l'État.
Avantages
Bien que les avantages sociaux des employés varient d’une entreprise à l’autre, les avantages standards incluent généralement des congés payés, tels que des vacances, des congés personnels, des congés de maladie et des vacances. Les prestations couvrent également l’assurance maladie, l’assurance vie et l’assurance invalidité de courte et longue durée. Les options de retraite, telles que les régimes de retraite et les régimes 401k, doivent être discutées et les employés doivent également recevoir par écrit toutes les informations relatives à leurs avantages. Certaines entreprises offrent d’autres avantages, tels que des horaires flexibles, une rémunération en prime, une participation au bien-être et des réductions pour les entreprises. Les nouveaux employés doivent être informés de tous les avantages de ce type lorsqu'ils commencent à travailler.
Orientation
L'orientation des employés peut être organisée sous forme de réunions ou de séminaires, de tutoriels en ligne et de paquets de bienvenue imprimés. Les informations d'orientation incluent généralement les politiques et procédures de l'entreprise, les dates de paie, les feuilles de présence et les informations de stationnement. Certaines entreprises ont mis en place des procédures de sécurité, telles que les badges ou les exigences de connexion, ainsi que la sécurité informatique, qui doivent également être abordées dans l'orientation. Les ressources humaines peuvent être invitées à couvrir le harcèlement sexuel et l’éthique professionnelle lors de l’orientation des nouveaux employés. D'autres sujets peuvent inclure les fournitures de bureau et la configuration du poste de travail.
