Les entreprises ont deux cycles économiques majeurs: le cycle des revenus et le cycle des dépenses. Le cycle complet des comptes créditeurs fait partie du cycle plus large des achats et des dépenses. Cela consiste en l'ensemble des activités comptables nécessaires pour finaliser un achat une fois la commande passée et le produit ou service reçu. Le cycle complet des comptes fournisseurs comprend le rapprochement des documents, l’approbation des factures, l’émission de chèques et l’enregistrement des paiements.
Conseils
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Les comptes créditeurs d’un cycle complet peuvent désigner soit le processus complet de réception, de vérification et de paiement d’une facture, soit un poste qui implique la responsabilité de l’ensemble du processus.
Le cycle des comptes fournisseurs
Trois principaux documents sont impliqués dans le processus des comptes fournisseurs: un bon de commande, un rapport de réception et une facture fournisseur.
- Lorsque la société est prête à effectuer un achat, un service des achats envoie un courrier électronique. bon de commande à un vendeur. Ce document détaille la marchandise demandée, le prix et la quantité. La commande incite le fournisseur à envoyer les marchandises.
- Une fois que la société aura reçu les marchandises, le service réceptionnaire remplira une recevoir le rapport. Ce rapport documente les marchandises exactes contenues dans l'envoi. Si l'envoi contient des articles endommagés, l'employé le note dans le rapport.
- Le vendeur envoie un facture fournisseur demander le paiement des biens ou des services rendus. Ce document est envoyé aux comptes fournisseurs et déclenche le processus de paiement.
Procédures de comptes payables
Une entreprise de comptabilité bien gérée met en place procédures soigneusement définies pour guider le processus des comptes fournisseurs, afin d'éviter les erreurs et de les détecter lorsqu'elles se produisent. Les mêmes procédures peuvent également dissuader et détecter les falsifications délibérées et fournir une piste d'audit pour une utilisation ultérieure dans le cas où une anomalie passerait à non détectée. Ces procédures varient selon les entreprises et les services, mais suivent généralement un schéma similaire:
- Après avoir reçu la facture du fournisseur, l’équipe des comptes fournisseurs effectue une match à trois en comparant les informations du bon de commande avec celles du rapport de réception et de la facture fournisseur, pour assurer la cohérence des informations.
- Si les comptes créditeurs peuvent vérifier que les marchandises figurant sur la facture du fournisseur ont été commandées et reçues par la société, la la facture est approuvée pour le traitement du paiement. Cela se fait par un voucher, une signature ou un timbre.
- En cas de divergence - par exemple, si la quantité reçue ne correspond pas à la quantité commandée et à la facture, ou si le produit n’est pas exactement conforme à la commande - les comptes recevables tenteront de retrouver la source de l’émission en: suivi au besoin avec le service destinataire, le fournisseur ou l'utilisateur final qui a passé la commande.
- Dans les grandes entreprises, le paiement réel est traité par le service de trésorerie. cependant, les comptes fournisseurs sont responsables de l'émission des paiements dans la plupart des petites entreprises. Une fois qu'une facture est certifiée, le service des comptes fournisseurs envoie la documentation accompagnée, accompagnée d'un chèque, à un signataire du chèque de l'entreprise.
- Une fois que le signataire du chèque a approuvé et signé, les comptes créditeurs envoient le chèque et marque la facture comme payée dans le système de comptabilité.
Cycle complet des comptes fournisseurs
Les descriptions de travail des comptes fournisseurs sont souvent qualifiées de "cycle complet". Cela signifie que l’employé responsable des comptes créditeurs est responsable de chaque partie du processus de paiement, par opposition à une spécialisation dans un ou plusieurs domaines spécifiques. Les responsabilités potentielles pourraient inclure un rapprochement à trois voies, l'examen de l'exactitude des rapports de dépenses, l'application de remises sur les paiements et l'émission de paiements aux fournisseurs.
Lorsque ces postes sont annoncés, le service des ressources humaines ou le responsable de l’embauche essaiera généralement de formuler des questions d’entretien avec les comptes fournisseurs qui permettent d’évaluer avec précision le degré de familiarité du candidat avec l’ensemble du processus et de détecter les faiblesses ou les domaines inexpérimentés.
