Chaque entreprise doit disposer d’une méthode d’enregistrement, d’organisation et d’analyse des données financières résultant d’opérations commerciales quotidiennes. Dans de nombreux cas, les entreprises et les sociétés doivent adhérer aux principes comptables généralement reconnus, qui exigent un système spécifique de comptabilité et de comptabilité. Cependant, les petites entreprises ont également besoin des éléments de base de la comptabilité pour se préparer aux impôts et garder une trace des revenus. Les systèmes de comptabilité peuvent être configurés manuellement - en utilisant des livres physiques - ou en utilisant des logiciels de comptabilité pour organiser et gérer les informations.
Journaux
Dans un système de comptabilité, les journaux sont le premier endroit où vous pouvez rechercher des informations complètes sur une transaction. Le journal général, utilisé par de nombreuses entreprises utilisant un système de comptabilité en partie double, enregistre les montants débiteurs et créditeurs de chaque compte au fur et à mesure des transactions. Il peut également contenir une brève description de la transaction. Certaines entreprises peuvent avoir des revues spécialisées, chacune permettant d’enregistrer un type de transaction spécifique. Par exemple, vous pouvez avoir à la fois un journal des décaissements et des encaissements, qui enregistre les chèques déposés et libellés, ainsi que les fonds dépensés et déposés.Les autres journaux incluent le journal de paie, les comptes fournisseurs et les comptes clients.
Ledgers
Les grands livres de comptabilité regroupent les transactions en fonction du compte et de leur impact sur l'activité. Les catégories du grand livre peuvent inclure des actifs, des passifs, des dépenses et des produits. Chaque catégorie contient des sections pour chacun de ces types de comptes (par exemple, les comptes de dépenses). Périodiquement, les transactions des journaux professionnels sont enregistrées ou enregistrées dans les grands livres. Un système de grand livre de base comporte une collection de "comptes T" comportant chacun deux colonnes, une pour les débits et les crédits. Cependant, les systèmes de grand livre à trois ou quatre colonnes peuvent être utilisés pour enregistrer d'autres informations, telles que le solde en cours du compte.
Feuilles de travail
Les feuilles de travail offrent au comptable ou au comptable un moyen d'analyser les données et de vérifier l'exactitude des livres comptables, journaux et autres documents utilisés pour préparer les états financiers. Une de ces feuilles de calcul, la balance de vérification, répertorie les soldes de tous les comptes du grand livre, enregistre les écritures d’ajustement des comptes et ferme les comptes temporaires. Lorsque le solde est "équilibré", les soldes débiteurs doivent être égaux aux crédits, sinon le grand livre contient une erreur qui doit être corrigée. Les autres feuilles de calcul comprennent des feuilles de calcul et de rapprochement. Les feuilles de travail d'analyse analysent le solde d'un compte spécifique. Les feuilles de rapprochement réconcilient les différences entre deux ou plusieurs montants connus, tels que le montant d'argent que vous avez enregistré dans le compte général et le montant indiqué dans l'extrait de compte.
États financiers
Les états financiers communiquent des informations essentielles sur la situation financière d'une entreprise à des tiers. La plupart des systèmes de comptabilité utilisent quatre états financiers principaux. Le bilan donne un instantané de la situation financière d'une entreprise pour une date donnée, en détaillant les actifs, les passifs et les capitaux propres. Le compte de résultat a pour but d'indiquer le bénéfice net de l'entreprise pour une période donnée. Les états des flux de trésorerie indiquent les augmentations et les diminutions de trésorerie pour une période donnée en rapport avec les opérations commerciales, les investissements et les activités de financement d'une entreprise. Enfin, l'état des fonds propres de l'actionnaire ou du propriétaire détaille les variations des résultats non distribués de la société, en indiquant des éléments tels que le résultat net de l'exercice et les dividendes versés aux actionnaires.
