Lorsque les entreprises ont du travail à sous-traiter, elles envoient souvent une demande de proposition (RFP) à des personnes, entreprises et sous-traitants qualifiés, capables de faire le travail. Que le poste vous soit attribué ou non dépendra en grande partie des contacts que vous avez avec la société qui a émis la demande de proposition, mais cela dépendra également de la façon dont vous répondez à la demande. L'envoi d'une proposition en réponse à une demande de propositions est beaucoup plus formel que l'envoi d'un courrier électronique pour exprimer votre intérêt, et doit être effectué de manière professionnelle. Si vous avez reçu une demande de proposition pour un projet qui vous intéresse, procédez comme suit pour répondre correctement.
Lisez la demande de propositions et assurez-vous de bien comprendre ce que l'entreprise souhaite. Appelez le contact de la société au téléphone si vous avez des doutes sur un point et si vous avez besoin de précisions. Interviewer brièvement cette personne est beaucoup plus professionnel que de soumettre une réponse qui interprète mal la demande. Il présente également l’avantage de vous présenter personnellement une présentation qui vous aidera lorsqu’il sera temps pour la société d’examiner votre proposition.
Rédigez un plan pour votre réponse. La DP que vous avez reçue a probablement suivi un format spécifique pour indiquer ce que veut la société. Utilisez-le comme guide pour créer un contour. Commencez par dresser une liste à puces de tous les en-têtes de section. Pour chacune d’elles, dressez une liste de questions et de questions à traiter. Avoir un aperçu de cette nature pour vous guider tout au long du processus de rédaction de votre proposition vous permettra de répondre plus facilement à la demande de propositions de manière claire et concise.
Rassemblez une équipe pour rédiger la proposition. Certaines personnes de votre organisation peuvent avoir une expertise dans le domaine traité par la proposition, tandis que d'autres peuvent avoir un talent spécifique pour la rédaction de documents écrits. Rassemblez une petite équipe pour vous rencontrer et élaborer les détails de la proposition demandée.
Rédigez la proposition. Le contenu variera d'une demande de propositions à l'autre, mais vous devez garder à l'esprit certaines directives. Identifiez et répondez à toutes les questions posées dans la demande de proposition et répondez à toutes les préoccupations de l'entreprise. N'ayez pas peur d'adopter une approche à valeur ajoutée en identifiant les éléments clés que vous pouvez offrir mais que d'autres ne peuvent pas. Vous devez également afficher une compréhension claire des exigences de la demande de propositions en identifiant les produits livrables que vous fournirez dans le cadre du projet, ainsi qu'un calendrier prévisionnel pour chacun et une ventilation des prix pour tous les aspects du projet proposé.
Rédigez les éléments supplémentaires qui seront soumis avec votre proposition. Commencez par rédiger un bref résumé qui donne un bref aperçu de tout ce que dit la proposition. Vous devriez également rédiger un document d'une page qui explique le centre d'intérêt et l'expertise de votre entreprise. Remplacez-le par une biographie personnelle si vous êtes un particulier plutôt qu'une entreprise. Terminez en écrivant une brève lettre d'accompagnement expliquant comment vous avez reçu la demande de propositions et que vous êtes intéressé par le projet, et indiquez que la proposition ci-jointe est soumise pour examen. Inclure les coordonnées complètes dans la lettre d'accompagnement et dans la proposition.
Soumettez le matériel à l'entreprise qui a lancé la demande de propositions. La DP a probablement identifié une date à laquelle le matériel devrait être retourné. Assurez-vous de soumettre tous les documents avant cette date. C'est également une bonne idée de faire un suivi auprès de l'entreprise une semaine après cette date pour vous demander si vous pouvez fournir des informations supplémentaires à ce sujet.
Conseils
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Les entreprises effectuent rarement une sélection sur la seule proposition; Cependant, il est généralement judicieux de toujours répondre à une demande de proposition et d'essayer de bonne foi de fournir les informations les plus détaillées possible, présentées de la manière la plus professionnelle possible.
