Les entreprises créent souvent des demandes de propositions (RFP) lorsqu'elles souhaitent mener à bien des projets. Une demande de proposition est une demande aux entrepreneurs de soumissionner pour les projets que ces entreprises planifient. Un appel d'offre énonce la description du projet, les qualifications, les informations de synchronisation et d'autres détails sur le projet. Les entrepreneurs reçoivent l'appel d'offres et doivent déterminer s'ils souhaitent créer une proposition pour le travail. La société qui émet la demande de propositions accepte les propositions jusqu’à une certaine date, puis choisit un contractant pour l’attribution du projet.
Décrivez votre entreprise. La première étape de la création d’une demande de proposition consiste à décrire votre entreprise. Indiquez la durée de son activité, les produits ou services qu’il offre et d’autres détails décrivant la société.
Énoncez la description du projet. Décrivez en détail ce que vous recherchez. Indiquez la nature du projet, son emplacement et son objectif. Décrivez les fonctions du projet et les objectifs du projet.
Spécifications de contour. Donnez des spécifications précises concernant ce projet. Il est essentiel de donner aux contractants soumissionnaires toutes les informations dont ils ont besoin pour mener à bien une proposition complète et précise pour le travail.
Indiquez la date limite. Détails de l'offre concernant la chronologie du projet. Indiquez quand vous prévoyez que le projet commence et la date à laquelle il devrait être terminé. Indiquez une date limite pour la soumission des propositions par les entrepreneurs qui choisissent de soumissionner.
Décrivez les moyens utilisés par les entrepreneurs pour répondre. Donnez des instructions aux contractants qui les informeront où envoyer leurs propositions et les méthodes acceptables. Vous préférerez peut-être les recevoir par courrier ou accepter les télécopies ou les courriels contenant des propositions. Indiquez un nom et un numéro de téléphone pour permettre aux entrepreneurs d'appeler pour obtenir de plus amples informations sur le projet ou pour obtenir des réponses à leurs questions.
Expliquez comment le gagnant du projet sera choisi. Indiquez les critères que vous utiliserez pour décider quelle entreprise engager. Décrivez les choses très importantes, y compris l’importance pour les contractants d’envoyer des propositions complètes et précises et de les envoyer dans les délais.
