Un document d'appel d'offres est une offre de fournir des produits ou des services ou d'exécuter des travaux à un prix et dans des conditions déterminées. Si vous fournissez des produits à d'autres entreprises ou au secteur public, le processus de soumission d'un appel d'offres en concurrence avec d'autres entreprises est courant. En substance, un document d'appel d'offres est une lettre expliquant comment vous répondez aux attentes de vos clients et pourquoi vous êtes le mieux placé pour le faire. En rédigeant un appel d'offres, vous pouvez affiner vos objectifs, vos forces et vos faiblesses et améliorer votre profil auprès de votre client.
Les informations demandées
Un document d'appel d'offres répond à plusieurs attentes d'un client potentiel, en commençant par le but de votre offre. Vous devez préciser vos références, en décrivant l'expérience passée. Une étude de cas de travaux réussis effectués pour un autre client a tendance à être convaincante. Expliquez comment vous allez fournir le service ou le produit, en articulant les processus de votre entreprise, ainsi que les ressources humaines et techniques nécessaires à son exécution. Fournissez un calendrier des produits livrables et décrivez comment le projet sera géré. Identifiez les risques ou les problèmes potentiels pouvant retarder ou entraver la mise en œuvre. Détaillez votre structure de prix ainsi que les considérations relatives au suivi. Les clients potentiels veulent également connaître les compétences et l'expérience de votre équipe. Enfin, composez une lettre de motivation résumant le but de l’offre ainsi que sa structure.
Une réponse d'équipe
Une fois que vous savez ce qui est attendu dans un appel d'offres, organisez une équipe pour traiter ses différentes sections et gérer le processus de rédaction. En un sens, vous rédigez un plan d’action condensé pour un produit ou un service spécifique. Déterminez qui est responsable de la recherche et de la collecte des informations requises. Quelqu'un peut avoir besoin de coordonner les divers documents qui vous aideront, vous ou un rédacteur, à composer le document d'appel d'offres. Si quelque chose au sujet de l'appel d'offres n'est pas clair, téléphonez ou rencontrez le client et posez des questions. En général, les clients ne souhaitent rien de plus que de contribuer à votre processus de réponse à leurs besoins.
Planifiez et écrivez pour gagner
La connaissance des moyens par lesquels vous pouvez vous différencier de vos concurrents peut vous aider à rédiger un document d'appel d'offres gagnant. Faites un remue-méninges pour trouver de nouvelles idées afin de répondre aux préoccupations d'un client potentiel concernant les produits et services que vous fournissez. S'il a des inquiétudes quant à la maintenance d'un produit, trouvez une solution qui répond à ces inquiétudes. En général, les clients veulent en avoir pour leur argent. La tarification n'est donc pas le seul facteur qui détermine qui quitte l'entreprise. Déterminez ce que vous pouvez offrir à vos concurrents, comme une amélioration du service, une réduction des risques, une plus grande fiabilité ou une qualité supérieure. En plus de répondre aux attentes du client, contribuez à une idée utile.
Conseils de composition
Un document mal écrit et mal présenté peut déjouer les meilleures offres. Conservez le document comme une entreprise, en utilisant des phrases et des paragraphes percutants. Les points et les en-têtes peuvent aider à segmenter le document. Assurez-vous que tous les éléments du document, tels que les curriculum vitae des membres de l'équipe, ont été normalisés. La police doit être uniforme tout au long de l'appel d'offres. Demandez à un éditeur de réviser et de réviser le document, puis demandez à un correcteur de lire les fautes de frappe et les omissions. Incluez une table des matières afin que le lecteur puisse parcourir le document et localiser facilement des sections particulières.
