Une demande de proposition (RFP) est une déclaration écrite d'un client exprimant un besoin commercial et vous demandant comment vous proposez de répondre à ce besoin et combien coûtera votre service ou produit. Créer un plan avant de rédiger la réponse dans la demande de proposition du client permet de garantir que toutes les exigences du projet ont été satisfaites et que votre proposition est conforme au format de document spécifié par la demande de proposition.
Articles dont vous aurez besoin
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Document de demande de proposition
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Application de traitement de texte
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Imprimante
Lisez attentivement la demande de propositions du client pour vous assurer de bien comprendre les attentes. Clarifiez toutes les questions le plus tôt possible. La plupart des RFP spécifient une période de questions et réponses pour les répondants.
Créez le plan dans le format et l'ordre définis dans la demande de propositions pour démontrer votre capacité à suivre les instructions. Certains RFP vous laissent l'organisation de la proposition, tandis que d'autres ont des exigences structurelles très détaillées. Les ignorer ou les mal interpréter est l’un des moyens les plus rapides d’éliminer votre proposition.
Utilisez des chiffres romains (tels que I, II, III) pour chaque grande section. Les sous-sections sont mises en retrait en utilisant des lettres majuscules (telles que A, B, C). Les sections sous celles-ci sont désignées par des nombres (tels que 1, 2, 3). Si un autre paragraphe est requis, utilisez des lettres minuscules (telles que a, b, c).
Le chiffre romain I peut être utilisé comme aperçu ou résumé de la réponse à la DP. Exprimez l'étendue des services et les exigences du client dans cette première section. Expliquez comment le projet sera abordé et pourquoi cette approche répondra le mieux aux besoins du client. Continuez à écrire les en-têtes et les catégories du projet tels que présentés par le client en utilisant une combinaison de chiffres romains, de lettres et de chiffres.
Faites un remue-méninges pour répondre à chaque section et sous-section en écrivant les réponses à chaque besoin du client. Pour le projet initial, des mots et des phrases peuvent être utilisés. Répétez cette étape pour toutes les sections.
Développez vos idées et ajoutez un contenu détaillé à chacune d'elles pour répondre pleinement aux besoins du client. Votre proposition inclura probablement une partie du texte «standard» ou standard, réutilisable. Indiquez dans votre aperçu où le passe-partout sera utilisé et combien il devra être modifié pour cette demande de proposition particulière. N'abusez pas de l'application et ne l'utilisez pas pour faire grossir votre proposition. Les clients potentiels apprécient les propositions succinctes, détaillées et exploitables.
Conseils
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Plusieurs versions préliminaires pourraient devoir être élaborées avant le développement de la DP finale. Notez chaque brouillon avec un numéro de version différent dans le nom du fichier.
