Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous êtes souvent chargé de tout faire. Des finances aux ressources humaines en passant par le marketing, vous portez probablement plusieurs chapeaux. Cela peut être difficile si vous n’avez pas d’expérience spécifique dans ces domaines. Heureusement, de nombreuses tâches financières peuvent être auto-enseignées à l'aide de ressources disponibles en ligne ou via les conseils locaux des petites entreprises. L’une des tâches essentielles consiste à établir un budget et à déterminer les coûts fixes discrétionnaires et engagés.
Budgets et plans d'entreprise
La budgétisation est un aspect critique de la gestion d'une petite entreprise. Pour pouvoir prétendre à un prêt ou à l'approbation d'un conseil d'administration, vous aurez probablement besoin d'un budget et d'un plan d'affaires. Ce plan constitue la feuille de route financière de votre entreprise pour les années à venir. Même si vous êtes indépendant et propriétaire unique, concevez un plan d’affaires pour que vous ayez une bonne idée de la destination de votre argent à l’avenir. Vous pouvez également avoir besoin d’un plan d’entreprise si vous déposez certaines désignations d’entreprise, telles qu’une société nécessitant un conseil d’administration ou à des fins d’assurance.
La plupart des plans d’entreprise contiennent des coûts que vous pouvez contrôler et des coûts que vous ne pouvez pas maîtriser. Ces dépenses sont appelées coûts fixes discrétionnaires et coûts fixes engagés, respectivement. À bien des égards, ils correspondent aux désirs et aux besoins que vous connaissez peut-être dans votre budget personnel. Cependant, les deux sont considérés comme figés dans une certaine mesure, tandis que vos désirs personnels, comme aller au cinéma, sont beaucoup plus souples. Une bonne idée des éléments du budget de votre entreprise qui sont fixes et qui peuvent être modifiés vous aidera à déterminer la rentabilité de votre plan d’entreprise.
Quels sont les coûts fixes discrétionnaires?
Un coût fixe discrétionnaire est une dépense requise pour une période donnée ou un actif qui constitue parfois une dépense inutile, mais une nécessité à un autre moment. Dans la plupart des cas, les coûts fixes discrétionnaires peuvent être éliminés ou réduits plus facilement que les coûts fixes engagés. En outre, ils ont moins d'impact sur la rentabilité d'une entreprise s'ils sont réduits ou réduits.
Les coûts qui entrent dans cette catégorie ne peuvent pas être éliminés de manière permanente. Ce sont plutôt des dépenses qui sont temporairement réduites ou mises de côté pour contribuer au résultat final à court terme. Avec le temps, toutefois, l'élimination des coûts fixes discrétionnaires peut nuire à votre entreprise de différentes manières, allant d'une exposition réduite à la marque à des employés sous-formés à une réduction des résultats de recherche et développement. Pour cette raison, votre entreprise doit toujours laisser de la place dans le budget pour des dépenses fixes discrétionnaires.
Quels sont les coûts fixes engagés?
Les coûts fixes engagés sont les dépenses que vous ne pouvez pas simplement éliminer de votre budget. Ce sont des dépenses nécessaires, car vous avez besoin des biens ou des services que ces coûts permettent de gérer pour pouvoir gérer votre entreprise. Par exemple, une entreprise qui produit des t-shirts a besoin d'une usine et d'un tissu avant de pouvoir commencer à produire des t-shirts. Une entreprise qui fournit tout type de service a généralement besoin d’un bureau pour organiser des réunions avec les clients et d’un lieu de travail pour les employés.
La période d'engagement pour les coûts fixes engagés a tendance à être beaucoup plus longue que pour les dépenses discrétionnaires. Par exemple, le bail de votre immeuble de bureaux est très probablement valable pour un certain nombre d'années. Une décision de mettre fin à des accords de cette nature entraîne souvent une perte de revenu due à des pénalités. Il arrive souvent que même si vous vouliez éliminer les dépenses de cette catégorie, il ne soit pas financièrement réalisable de le faire.
De plus, la nature même de votre entreprise rendra probablement difficile la modification de vos coûts fixes engagés une fois qu'ils sont établis. Si vous produisez des biens ou fournissez des services dans un lieu donné, vous ne pouvez généralement pas simplement fermer votre boutique et vous installer ailleurs sans subir de perte financière importante. Un restaurant, par exemple, doit être situé dans une installation avec une cuisine commerciale et un espace salle à manger pour pouvoir fonctionner légalement. La relocalisation nécessiterait une entreprise pour arrêter puis redémarrer une fois qu'une nouvelle installation a été trouvée.
En raison des difficultés liées à la modification des coûts fixes engagés, il est préférable d’examiner attentivement ces décisions. Il est sage de consulter des avocats, des conseillers financiers, des conseils d'administration et des chambres de commerce de la région avant de prendre des engagements à long terme.
Exemple de coûts fixes discrétionnaires
Étant donné que les coûts fixes discrétionnaires sont définis comme ceux qui fluctuent sur de longues périodes, ils peuvent varier considérablement en fonction du type d’entreprise que vous exploitez. Les dépenses courantes de cette catégorie comprennent les campagnes de publicité, la formation du personnel, les relations avec les investisseurs, les relations publiques et la recherche, le contrôle de la qualité, la maintenance et le développement des activités. Parmi les autres coûts fixes engagés figurent les frais de maintenance du site Web, les frais d'assurance, le paiement de prêts aux entreprises ou les acomptes provisionnels sur tout type d'actif commercial.
Comme vous pouvez l'imaginer, une réduction des campagnes publicitaires à court terme pourrait avoir très peu d'impact sur vos marges bénéficiaires. Toutefois, si vous réduisiez complètement votre budget publicitaire, votre entreprise verrait probablement ses marges diminuer avec le temps. De même, réduire temporairement les fonds réservés au contrôle de la qualité pourrait constituer un choix judicieux pour une période plus courte. Dans un plan financier à long terme, toutefois, l’élimination de tout processus de contrôle de la qualité aurait presque certainement un effet négatif sur la réputation de votre entreprise et, en définitive, sur les bénéfices.
Exemple de coût fixe engagé
Les coûts fixes engagés étant ceux qui ne peuvent pas être éliminés du résultat net d’une entreprise, il s’agit souvent d’éléments plus coûteux. Celles-ci peuvent inclure la location d’espaces de travail, l’achat d’une machine nécessaire au fonctionnement de votre entreprise ou les paiements de services publics. Toutes ces dépenses sont nécessaires au maintien des opérations et ne peuvent donc pas être éliminées. Dans la plupart des cas, il est également impossible de réduire ces coûts de manière significative.
Lors de l’évaluation des coûts fixes, il est important d’inclure tous les frais supplémentaires qui résulteront de votre achat initial. Par exemple, si vous achetez un immeuble de bureaux pour 100 000 dollars tout en payant des frais de maintenance mensuels de 250 dollars au parc réservé aux cadres, vous devez également inclure cette dernière dépense dans le budget des coûts fixes engagés. De même, si votre restaurant ouvre dans un nouvel emplacement, l’assurance de responsabilité commerciale dont vous aurez besoin pour cette devanture physique doit être considérée comme un coût fixe. Toutes les dépenses associées pouvant résulter d'un coût fixe doivent être prises en compte.
Quelle est la différence entre les coûts fixes engagés et les coûts irrécupérables?
Bien qu'il existe certaines similitudes entre les coûts fixes engagés et les coûts irrécupérables, les termes ne sont pas interchangeables. (Notez qu'un coût irrécupérable peut également être qualifié de coût échoué.) Un coût fixe engagé est un coût fixe engagé qui ne peut pas être supprimé de votre budget et qui vous permet tout de même de gérer votre entreprise. récupéré de quelque manière que ce soit une fois qu'il est payé.
Une campagne de publicité pour un nouveau service est un exemple de coût irrécupérable. Supposons, par exemple, que les dirigeants de votre société pensent qu’une offre proposée est extrêmement prometteuse et que 50 000 dollars sont alloués à la publicité pour des clients cibles. Cependant, une fois la campagne terminée, les clients nouveaux ou actuels ne sont plus en faveur de l’adoption du service. L’équipe commerciale n’a pas réussi à convaincre les clients d’adhérer au service et le service a donc été supprimé de la liste des offres. En raison de son lancement infructueux, les 50 000 dollars dépensés en publicité seraient considérés comme des coûts irrécupérables. L'argent dans cet exemple a été dépensé et n'a pas pu être récupéré.
En revanche, un coût fixe engagé serait si vous aviez proposé le même nouveau service et que de nombreux clients étaient intéressés. l'équipe des ventes a pu arranger de nombreux contrats signés basés sur le nouveau service. Cependant, pour fournir les produits livrables promis, il faut acheter une machine de 50 000 $. Dans ce cas, la machine serait considérée comme un coût fixe engagé, car votre société doit absolument en disposer pour pouvoir continuer à exercer les activités qu'elle s'est engagée.
Comment rendre compte des votes discrétionnaires Frais fixes engagés
Si le logiciel financier de votre entreprise vous offre la possibilité de distinguer les coûts fixes discrétionnaires des coûts fixes engagés, c’est un excellent moyen de séparer les deux et de gérer votre budget. Si vous n'utilisez pas un programme doté de cette fonctionnalité, vous pourrez peut-être définir votre propre catégorie de budget, utilisée uniquement à des fins discrétionnaires. Prenez en compte les dépenses passées dans chaque catégorie lors de la création d'un nouveau budget. Recherchez les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts discrétionnaires, mais soyez réaliste. Budget un montant qui permet une certaine marge de manœuvre à l'avenir. Ne budgétisez jamais exactement ce que vous avez dépensé dans le passé, car cela peut entraîner une réduction forcée des dépenses discrétionnaires sur toute la ligne si les fonds nécessaires ne sont tout simplement pas disponibles. Avec le temps, ces réductions peuvent nuire à votre entreprise.
S'agissant des coûts fixes engagés, la budgétisation peut être un peu plus facile. Vous savez déjà combien d’argent vous allez dépenser dans certaines catégories chaque mois car c’est la nature d’un tel engagement financier. Néanmoins, incluez un peu d’argent au-delà des coûts fixes en guise de scénario juste au cas où.
Assurez-vous de documenter chaque dépense que vous avez, peu importe sa taille. C’est le seul moyen d’assurer la précision des futures mises à jour de la budgétisation et du plan d’entreprise. Vous aurez besoin de savoir combien vous allez affecter aux dépenses fixes discrétionnaires fixes et engagées, alors catégorisez ce que vous dépensez maintenant pour plus de facilité dans le futur. Garder vos coûts fixes engagés aussi bas que possible et éviter les coûts fixes discrétionnaires inutiles est un moyen sûr de limiter vos dépenses et votre budget.
Vs fixe Coûts variables
Lors de la création d'un budget ou d'un plan d'entreprise, il est également important de prendre en compte les coûts fixes par rapport aux coûts variables. Les coûts variables diffèrent des coûts fixes discrétionnaires et des coûts fixes engagés en ce sens qu'ils changent souvent tous les mois. Par exemple, si votre entreprise utilise la publicité sur les réseaux sociaux et paie au clic, vous constaterez que certains mois, vous dépensez 100 USD, tandis que d'autres sont facturés à plus de 1 000 USD. Ce coût dépend entièrement de l'efficacité de la publicité et du nombre de personnes qui choisissent de cliquer dessus.
Certains coûts peuvent être fixes ou variables, en fonction de la structure de votre entreprise. Par exemple, le montant que vous devez chaque mois dans la masse salariale peut constituer une dépense fixe si vos employés sont salariés et reçoivent les mêmes montants, quel que soit le nombre d'heures travaillées. Si votre personnel est composé de vendeurs à la commission ou d’horaires, les dépenses mensuelles liées à la masse salariale varieront probablement. Dans de tels cas, il est sage de réserver de l’argent supplémentaire pour tenir compte des hauts et des bas que vous pouvez attendre.
