Un journal de bord est un terme général qui peut être utilisé pour différents types de tâches. L'une des utilisations les plus courantes d'un journal de bord est de suivre les informations lorsque vous conduisez. Des détails tels que les raisons du voyage, les dates, le kilométrage, le temps de conduite, la maintenance, le kilométrage au gallon et les services de votre véhicule peuvent être facilement repérés dans votre journal de bord. Lorsque vous utilisez votre véhicule à des fins commerciales, les informations de votre journal de bord peuvent ensuite être utilisées à des fins fiscales.
Déterminez le type d'informations que vous devez suivre dans votre journal. En prenant l'exemple d'un journal de bord pour la conduite, vous pouvez garder une trace de l'heure à laquelle vous conduisez, du nombre de kilomètres parcourus par voyage, du but du voyage et de la date. Pour les services, le journal peut vous aider à garder une trace de la date du service, du service que vous avez reçu, tel qu'une vidange d'huile, et du coût de chaque service. Calculez vos miles par gallon.
Étiquetez les différentes sections de votre journal de bord. Chaque information que vous devez inclure doit avoir sa propre colonne. Cela facilite beaucoup le suivi des informations. Utilisez un ensemble de colonnes différent pour chaque type d’information. Par exemple, un ensemble de colonnes peut porter la mention «Date, heure, kilométrage et but», tandis qu'un autre ensemble est intitulé «Date, Service, Coût, Bénéficiaire».
Gardez votre journal à jour. Par exemple, chaque fois que vous utilisez votre véhicule à des fins professionnelles, notez toutes les informations pertinentes dans votre journal lorsque vous montez dans la voiture. N’oubliez pas d’ajouter l’heure de fin et le kilométrage.
Additionnez les totaux. Dans votre journal de bord, il peut être nécessaire de totaliser certaines informations, par exemple à la fin de chaque trimestre ou de chaque année. Par exemple, les miles pour chaque trajet de votre véhicule et le coût total de tous les services rendus à votre véhicule sont deux colonnes qui doivent être calculées.
Écrivez lisiblement. Pour utiliser correctement votre journal de bord, vous devez lire votre propre écriture. Vous devrez peut-être également partager votre journal de bord avec votre comptable ou votre employeur.
