La consolidation et la centralisation sont des méthodes permettant de combiner les fonctions de plusieurs départements d’une organisation en un seul département. Les technologies de l’information en sont un bon exemple: de nombreuses organisations ont d’abord commencé à acquérir des ordinateurs, département par département, avec des "experts" dans chaque département chargés de l’installation et de la maintenance. Une fois que la mise en réseau est devenue une réalité pratique, la plupart de ces organisations ont regroupé leurs responsabilités en matière d’exploitation et de maintenance de leur réseau, ainsi que de maintenance des ordinateurs individuels, au sein d’un même service informatique.
Réduire les coûts grâce aux économies d'échelle
L'un des avantages les plus importants de la consolidation et de la centralisation est économique. Les achats en gros réduisent généralement le coût par article, qu'il s'agisse de bureaux et de chaises, d'ordinateurs, de coûts de photocopie ou de services téléphoniques. L’entreprise peut même avoir besoin de moins d’équipement, dans la mesure où des périphériques tels que des routeurs sans fil et des photocopieurs à gros volume peuvent être en mesure de servir davantage d’utilisateurs. Les mêmes économies d’échelle s’appliquent également au personnel: les réceptionnistes et les autres membres du personnel d’appui peuvent souvent desservir un bureau consolidé avec peu ou pas de perte d’efficacité.
Éliminer la redondance
La consolidation et la centralisation réduisent la redondance. Par exemple, différents départements d'une entreprise peuvent chacun avoir des comptes pour les fournitures de bureau auprès d'un fournisseur local et désigner un responsable pour stocker et surveiller les stocks et réapprovisionner les fournitures si nécessaire. Un système consolidé d’achat de fournitures de bureau profite également à la société en offrant des économies d’échelle et en réduisant le temps total consacré à la gestion des fournitures de bureau.
Établissement de procédures uniformes
En regroupant certaines fonctions au sein d’un même département, l’entreprise élimine la possibilité que différentes normes et pratiques soient appliquées dans différents domaines. Par exemple, chaque service d’une entreprise a des besoins en personnel différents. Cependant, le processus de recrutement dans la plupart des entreprises est centralisé au sein du service des ressources humaines, garantissant le respect d'une procédure uniforme pour tous les candidats et réduisant ainsi le risque de responsabilité de l'entreprise. Même lorsqu'une entreprise a plusieurs sites et doit maintenir une présence de ressources humaines dans chacun, cette fonction est généralement surveillée de près par le siège de l'entreprise.
Réduire les frais généraux
La consolidation peut réduire les coûts immobiliers et d’autres frais généraux. Certaines entreprises ont délocalisé leurs fonctions de back-office et parfois même leurs bureaux de vente et de direction hors des zones urbaines coûteuses et les ont regroupés dans des entrepôts et des centres de distribution situés en banlieue ou à la campagne, réduisant considérablement leurs coûts tout en augmentant leur surface. Des économies d'échelle peuvent également s'appliquer si les départements peuvent partager des fournitures, du matériel et du personnel de soutien.
Considérations
La pensée et la planification devraient entrer dans tout processus de consolidation et de centralisation, car elles ont du sens dans un large éventail de circonstances, mais pas toutes. Par exemple, la consolidation du processus de recrutement et d’embauche au siège d’une entreprise ayant plusieurs sites d’entraînement entraînera in fine une plus grande inefficacité et des coûts accrus.
