Économisez du temps et de l'argent
La paie peut être préparée par les employés d'une entreprise ou être externalisée vers un service de paie. De nombreuses entreprises ont découvert que la sous-traitance de la masse salariale à un service professionnel économise du temps et de l’argent à la société.
Frais de personnel pour la paie interne
Lorsqu'une entreprise choisit de préparer sa masse salariale en interne, des frais sont à la charge du préparateur, tels que les cotisations salariales, de sécurité sociale et Medicare, d'assurance contre les accidents du travail, d'éventuels avantages médicaux ou de retraite et la formation. Lorsqu'une entreprise embauche un employé pour gérer la masse salariale de l'entreprise, cet employé doit être formé à la comptabilité et pouvoir calculer la masse salariale et les retenues, ainsi que pour préparer des états de paie et effectuer des dépôts d'impôts en temps voulu.
Évitez les pénalités élevées
Une entreprise sera responsable de toute erreur commise par l'employé. Ces erreurs peuvent être coûteuses si les taxes ne sont pas des biens classés ou déposés, et si les calculs comportent des erreurs. Des services de paie réputés garantissent leur travail et paieront des pénalités, à condition que ce soit leur erreur. Il est tout à fait possible pour une entreprise de payer chaque année plus d'amendes que le coût d'une externalisation de la masse salariale. S'ils avaient utilisé un service de paye, les erreurs auraient été évitées ou la société de paye aurait été responsable des pénalités.
Fonctions de la paie
Les tâches de la paie incluent la rédaction des chèques aux employés, le calcul correct des taxes sur la paie et la masse salariale, la supervision des dépôts d’impôts en temps voulu et la tenue de rapports précis. Si l'employé responsable de la préparation du chèque de paie est malade, des chèques de paie doivent encore être émis. Les services de paie garantissent que la masse salariale est émise à temps pour chaque période de paie, avec un minimum d'effort de la part des employés de l'entreprise.
Coût de l'externalisation
Le coût d'embauche d'un service de paie est généralement basé sur le nombre d'employés. Lorsque la société adhère à un service, les comptes sont configurés avec la banque de la société et le service de la paie, ce qui permet au service de la paie d'émettre des chèques de paie et des dépôts d'impôt. Certaines entreprises optent pour que les chèques de paie soient livrés directement à l'entreprise, où les chèques peuvent être signés et remis aux employés. D'autres sociétés autorisent la société de paie à remettre ou à déposer directement les chèques aux employés.
Commencer
Lors de la création d'un compte avec un service de paie, les informations fiscales de l'entreprise et les formulaires de l'employé W-4 sont transmis au service, ainsi que le taux de rémunération de chaque employé. Au cours de chaque période de paie, l'entreprise contacte le service de la paie et l'informe du nombre d'heures travaillées par chaque employé au cours de la dernière période de paie. Le service de la paie calcule ensuite la paie, les retenues sur la paie et instigate également le dépôt de l’impôt fédéral. Les services de la paie prépareront et publieront également les W-2 et 1099 de fin d'année, ainsi que les rapports mensuels, trimestriels et annuels sur la paie et les impôts.
