Malgré la sophistication des ordinateurs et des logiciels de comptabilité d’aujourd’hui, le processus de base de la paie reste pratiquement le même qu’il ya des décennies. Très peu d’entreprises enregistrent et traitent toujours les paies à la main, mais il est essentiel que tout dirigeant d’entreprise comprenne le fonctionnement du processus de paie pour maîtriser les coûts de main-d’œuvre et résoudre des problèmes potentiellement coûteux. Cela est vrai même si vous externalisez vos opérations de paie, une alternative populaire. Le processus de paie commence par enregistrer le temps que les employés consacrent au travail. Cela peut être aussi simple qu'une feuille de temps manuscrite ou impliquer l'utilisation d'horloges informatisées qui relaient les données directement à un ordinateur qui traitera la paie. Avant que le traitement de la paie ne puisse commencer, les nouveaux employés ou ceux dont le statut a changé doivent remplir un formulaire W-4 pour les exemptions de retenue.
Calcul de la paie
L'employeur rassemble tous les enregistrements de temps des employés à la fin de la période de paie, qui peut être hebdomadaire, bimensuelle ou une autre période). La première étape du calcul de la masse salariale consiste à rechercher le salaire brut d’un employé, qui peut être aussi simple que d’additionner les heures travaillées et de le multiplier par son taux de rémunération. Des ajustements peuvent être nécessaires pour inclure les heures supplémentaires, les commissions, les pourboires et toute autre rémunération. Les indemnités versées pour les dépenses professionnelles, telles que les remboursements au kilométrage, sont souvent incluses dans le chèque de paie de l’employé après le calcul de la paie, car ces remboursements ne sont pas soumis à l’impôt. La prochaine étape consiste à déterminer l’indemnité de retenue d’un employé. Pour ce faire, vous avez besoin de la circulaire 15 de la publication 15 de l’employé W-4 et de l’IRS de l’employé. Le salaire soumis à l’impôt fédéral sur le revenu est le salaire brut moins le montant total des exemptions de retenue à la source.
Les taxes
La partie la plus compliquée du processus de paie consiste à calculer les impôts. Aux fins de la masse salariale, les impôts se divisent en deux groupes: ceux que l’employé paie et qui sont déduits du salaire brut et ceux que les employeurs paient. Les employés paient trois impôts fédéraux: l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Des instructions complètes pour le calcul de ces taxes figurent dans la publication IRS 15. Dans la plupart des États, il existe également un impôt sur le revenu. Les instructions relatives aux taxes d'État sont disponibles auprès du ministère du Revenu ou des Impôts de l'État. Les impôts payés par l’employeur sont la cotisation de l’employeur à la sécurité sociale et à l’assurance-maladie, l’impôt fédéral de chômage et l’impôt de chômage de l’État - FUTA et SUTA. Utilisez la publication 15 de l'IRS pour les calculer. Les taxes FUTA et SUTA doivent être combinées car il existe un crédit sur FUTA pour SUTA payé.
Décaissement
L’état final du processus de paie consiste à payer l’employé et à verser les taxes. Faire des chèques de paie est assez simple. Le chèque lui-même ressemble beaucoup à tout autre chèque. Cependant, les chèques de paie sont accompagnés d'un bordereau de paie, qui est une liste écrite des salaires, taxes et autres déductions ou ajustements. Le talon de paie, rempli avec chaque élément et les totaux cumulatifs de l'année, est remis à l'employé pour qu'il enregistre ses données. Il est toujours sage d'examiner les chèques de paie avant de les distribuer, car les erreurs peuvent être coûteuses. Par exemple, vous ne voulez pas savoir si une frappe manquée a provoqué l’émission d’un chèque de paie de 3 000 dollars lorsque le montant correct est de 300 dollars. Envoyez les taxes retenues à l'IRS ou à l'administration fiscale conformément aux instructions.
