Partout dans le monde, les entreprises utilisent le courrier électronique pour la communication, le transfert de données et la collaboration. Le courrier électronique est un outil efficace pour accroître la productivité des entreprises et accroître la fiabilité des données. Cependant, la facilité d'utilisation du courrier électronique et la réduction des formalités peuvent créer des communications non professionnelles et une surcharge de données. L'utilisation de la messagerie pour les entreprises présente également l'inconvénient d'ouvrir le réseau de votre ordinateur aux éventuels virus et programmes malveillants envoyés via des pièces jointes.
Diminution des niveaux de gestion
Les employés à tous les niveaux de l'entreprise peuvent envoyer des courriels à n'importe qui dans l'entreprise. Cette facilité d’envoi de messages contourne la chaîne de commandement établie et perturbe les processus de révision standard des problèmes liés aux ressources humaines. Cette informalité peut également perturber les cadres qui doivent se concentrer sur des opportunités de haut niveau plutôt que sur des problèmes de personnel au quotidien.
Précision
La facilité d'envoi d'e-mails peut diminuer la précision des informations. En tant que support plus informel, les expéditeurs répondent généralement aux messages sans examiner les informations. Les employés peuvent également se sentir obligés de répondre rapidement aux demandes sans se soucier de leur précision. Lorsque des messages contenant des informations inexactes sont envoyés, il peut être difficile de corriger l’erreur en raison de la diffusion rapide du courrier électronique à d’autres parties.
Concurrence
Le courrier électronique peut augmenter la concurrence commerciale. Les clients peuvent transmettre des offres de vente à des concurrents demandant des prix plus bas. S'ils reçoivent un prix inférieur, ils peuvent faire appel à un concurrent ou revenir pour demander un prix encore plus bas. Le courrier électronique facilite également le travail de vos clients avec des sociétés étrangères qui fournissent des services à des prix inférieurs en raison de salaires plus bas et du coût de la vie moins élevé dans les pays en développement.
Professionnalisme
Le courrier électronique peut entraîner un niveau de professionnalisme inférieur. Les employés ont tendance à utiliser une approche moins formelle des communications lorsqu'ils utilisent des courriels, ce qui peut paraître peu professionnel pour les clients actuels et potentiels. Le formatage créatif par le texte et les changements de couleur peut paraître juvénile et incompatible avec le profil de votre entreprise.
Augmentation de l'emploi
Le courrier électronique peut augmenter le besoin d'employés. Des employés supplémentaires du service clientèle peuvent être nécessaires pour répondre aux courriers électroniques des consommateurs, et davantage d’assistants de direction pour aider à trier et répondre aux communications par courrier électronique des cadres occupés.
Surcharge d'information
Le courrier électronique peut facilement créer une surcharge d'informations chez les destinataires. La facilité de copie des messages dans l'ensemble de l'entreprise peut surcharger les employés d'informations non désirées ou inutiles à examiner. La surcharge d'informations diminue la productivité.
Sécurité
La sécurité des données peut être difficile à maintenir car des informations sensibles peuvent facilement être envoyées par courrier électronique. Les virus envoyés via des pièces jointes, qui endommagent le système et entraînent la perte de données, peuvent compromettre les réseaux informatiques.
