Un système d’information comptable fournit des informations financières précises et à jour aux fins de la gestion interne. Bien que ces systèmes puissent inclure des manuels papier et des grands livres, la plupart des systèmes de l’environnement commercial actuel reposent sur des programmes ou des applications de comptabilité. Ces systèmes fournissent des rapports financiers ou opérationnels aux propriétaires d’entreprise pour leur permettre de prendre des décisions. Un système d’information comptable peut également intégrer et atteindre les objectifs du service et de l’entreprise.
Collection centrale d'informations
Les systèmes d'information comptable collectent des informations à diverses fins dans une entreprise. Les grandes organisations utilisent souvent ce système pour rassembler et organiser des informations financières et autres provenant de plusieurs départements ou divisions. Un système de comptabilité peut également bénéficier aux organisations ayant plusieurs sites nationaux ou internationaux. Ce système permet le transfert électronique d'informations provenant de nombreuses sources vers un emplacement central où les comptables rassemblent et traitent ces données. Certains systèmes peuvent également collecter des informations dans un format en temps réel.
Vérifications et bilans
Les directeurs et les superviseurs comptables utilisent un système d'information comptable pour séparer les tâches et s'assurer que des contrôles sont en place pour les différentes fonctions comptables. Les comptes fournisseurs, les comptes débiteurs, la masse salariale, les données financières des départements, les immobilisations corporelles et les achats s’effectuent chacun sous des modules distincts dans un système de comptabilité avancé et exigent des processus et procédures de traitement individuels. Chacun de ces modules individuels introduit des données résumées dans le grand livre général, tout en permettant un système de contrôle et d'équilibrage en cours de route. Les rapports peuvent être générés à partir de modules individuels pour garantir l'exactitude des données avant leur transmission au grand livre de l'entreprise.
Améliorer le flux de travail
L'amélioration du flux de travail dans les différents départements est souvent stimulée par la mise en place d'un système d'information comptable. En dehors de la comptabilité, les départements doivent comprendre comment les informations critiques sont traitées via le système d’information financière interne de la société pour diverses raisons. Les documents source - tels que factures, bons de commande, notes de dépenses des employés, fiches de présence pour la saisie de la paie, factures et formulaires d'acquisition d'actifs - doivent tous être acheminés de l'expéditeur au service de la comptabilité.
Selon le logiciel utilisé, le système de comptabilité nécessite la saisie manuelle de nombreuses informations dans différentes parties du processus. Cela détermine souvent le flux de travail des autres départements en ce qui concerne le traitement des données financières. Des procédures et des processus qui délimitent clairement les informations nécessaires, les étapes de traitement de ces informations et le processus d’approbation, contribuent à réduire le travail redondant et garantissent que le service comptable dispose des approbations nécessaires pour traiter les données financières.
