Les accidents arrivent. Parfois, les résultats sont mineurs. certains accidents, tels que des épaves de trains ou d’avions, des déversements de produits chimiques ou d’autres substances ou des explosions peuvent avoir des conséquences dramatiques. À la suite d'un incident aussi grave, le public a le droit de savoir ce qui s'est passé et ce qui se passe pour remédier à la situation. Le service des relations publiques d'une entreprise peut fournir aux médias une première déclaration de participation exposant les faits de base sur l'incident et indiquant aux personnes concernées que vous traitez la situation. La déclaration doit être soigneusement écrite dans un langage clair et concis.
Désignez une personne pour rédiger et / ou livrer la déclaration de conservation aux médias. En règle générale, les entreprises emploient un personnel de relations publiques pour traiter ces questions. Il faut toutefois comprendre que les médias peuvent avoir besoin d'entendre les décideurs de l'entreprise, tels que le propriétaire ou le président-directeur général.
Commencez votre déclaration en exprimant votre préoccupation pour les victimes et votre empathie pour la situation.
Énoncez les faits de base de l'incident. Selon SAE Communications, votre déclaration de participation devrait répondre aux questions de base sur ce qui s'est passé, sur qui a été impliqué, sur le moment où il s'est produit, sur l'endroit où il s'est passé et sur pourquoi. Ne passez pas sous silence et n’ignorez aucun de ces points. S'il existe des faits qui ne sont pas prêts à être partagés, vous pouvez généralement en expliquer la raison. Par exemple, vous souhaitez informer les familles des victimes avant de publier leurs noms. De même, vous pouvez refuser de discuter de la cause de l'incident jusqu'à ce que les résultats de l'enquête soient complets.
Dans la plupart des cas d'accident ou d'incident grave, les entreprises ne fonctionnent pas seules, mais coopèrent avec les premiers intervenants et d'autres organisations, généralement liées au gouvernement. Mentionner ces agences et le type de participation est une nouvelle importante et contribue également à atténuer les peurs en général - la plupart des gens sont calmés en sachant que les agences d’intervention d’urgence sont impliquées lorsque des urgences se produisent.
Indiquez un calendrier indiquant à quel moment vous adresserez de nouveau le média et comment le média peut contacter l'organisation pour plus d'informations. Expliquez si et quand le leadership de la société, tel que le PDG, sera disponible pour répondre aux questions et aux préoccupations.
Attention
Ne spéculez pas ou entretenez des spéculations sur ce que vous ne savez pas, et n'attribuez pas le blâme. À l'automne 2014, un patient infecté par Ebola a été relâché de manière inappropriée d'un hôpital de Dallas. Dans ses premières déclarations, l’hôpital a accusé ses infirmières d’avoir été libéré; lorsque deux infirmières impliquées dans les soins du patient ont été infectées par la suite, l’hôpital a suggéré qu’il avait enfreint le protocole. L’hôpital a retiré ses accusations face à des informations supplémentaires suggérant que les infirmières n’avaient rien fait de mal et que c’était le personnel médical qui était responsable des erreurs, mais sa réputation avait été gravement ternie.
