Les membres d'église font souvent des dons en argent à leur église dans le cadre de la dîme et comme moyen d'aider à promouvoir la pérennité de l'église. Lorsque les dons sont faits, une église enregistre les montants. Les donateurs ont besoin d’un enregistrement de leurs contributions pour compléter leurs impôts fédéraux sur le revenu. Les gens annulent les dons à l'église, ce qui entraîne souvent une diminution de leur impôt à payer. Une radiation n'est autorisée que si la personne possède un enregistrement écrit des dons.
Suivez les lois fiscales. Selon la publication 1771 de l'IRS, pour que les personnes puissent bénéficier d'une déduction fiscale pour les dons de l'église supérieurs à 250 USD, un accusé de réception écrit de l'église est requis. En raison de la loi, il est important que les églises enregistrent correctement tous les dons qu'elles reçoivent.
Créez des relevés de contribution à l'aide d'un programme de traitement de texte. Au cours de l'année, de nombreuses églises utilisent un tableur pour enregistrer tous les dons reçus et leurs contributions. Chaque semaine, les montants sont ajoutés et enregistrés dans la feuille de calcul. Utilisez les montants indiqués dans le tableur pour préparer les relevés de contribution.
Inclure les informations de l'église. Une déclaration de contribution doit inclure plusieurs détails importants: le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'église, inclus sur papier à en-tête ou dactylographiés dans le document; et la période de temps de la déclaration. La déclaration de contribution peut indiquer «Pour l’année se terminant le 31 décembre 2010» ou «Pour l’année civile 2010».
Tapez le nom et l'adresse du contributeur. Chaque personne qui a fait des dons devrait recevoir une déclaration. Chaque relevé doit contenir le nom du donateur, son adresse et le montant total en dollars des contributions.
Inclure une déclaration d'une ou deux phrases concernant les fonds donnés, indiquant que le contributeur n'a rien reçu en échange de ses dons.
Offre d'appréciation. De nombreuses églises incluent également une courte phrase qui remercie le contributeur pour les dons qu’il a faits tout au long de l’année. La phrase n'est pas nécessaire, mais c'est un bon moyen pour une église de dire merci.
