Pour diverses raisons, certains employés peuvent ne pas aimer remplir les feuilles de temps. Ils peuvent le considérer comme fastidieux et fastidieux, ou dans le cas de travailleurs salariés ou exemptés, ils pourraient le considérer comme inutile. Le droit du travail fédéral exige que vous surveilliez le temps des employés non exemptés; cela représente la plupart des travailleurs horaires. Si vous conservez des enregistrements précis, vous pouvez utiliser le système de chronométrage de votre choix. Vous pouvez faire certaines choses pour assurer la conformité et inciter les employés réticents à remplir correctement leurs feuilles de présence.
Établissez un système de chronométrage facile à utiliser en fonction de la taille de votre masse salariale. Par exemple, si vous avez moins de 10 employés, vous pouvez acheter des feuilles de temps standard dans une fourniture de bureau et les faire remplir par les employés chaque semaine. Pour augmenter la précision, vous pouvez plutôt acheter une horloge de pointage standard et des cartes de temps vierges. Si votre masse salariale est considérable, envisagez un système automatisé qui demande aux employés de se connecter via des cartes magnétiques ou des empreintes digitales ou palmaires.
Intégrez les procédures de chronométrage dans votre manuel de l'employé. Ceci inclut le moment où les feuilles de temps sont dues et à qui elles doivent être soumises. Indiquez clairement les conséquences de la violation de certaines règles de feuille de temps, telles que la résiliation pour falsification de feuilles de temps. Donnez à tous les employés un exemplaire du manuel.
Créez un calendrier de paie et distribuez-le à tous les employés. Cela est pratique lorsque les jours de paie changent, par exemple pendant les semaines de vacances. Le calendrier affiche les dates de début et de fin de la période de paie, les dates de soumission de la feuille de temps et les dates de paie correspondantes tout au long de l’année.
Désigner des gestionnaires et des superviseurs chargés de former les employés, nouveaux et existants, sur la manière de remplir des feuilles de temps. Si vous avez un système automatisé, si nécessaire, demandez au vendeur d’envoyer quelqu'un pour former les gestionnaires et les superviseurs, qui devraient à leur tour former leurs employés.
Simplifiez le calcul de la feuille de temps en obligeant les employés à arrondir au quart d'heure près. Arrondissez le temps de une à sept minutes et de huit à 14 minutes. Par exemple, si une employée arrive au travail à 8h11, elle inscrit 8h15 sur la feuille de temps. Si elle se réveille à 17h21, elle écrit à 17h15. Dans de nombreux cas, les systèmes de chronométrage automatisé effectuent des arrondis.
Limitez les entrées de chronométrage à ce qui compte. Par exemple, limitez les entrées aux heures régulières, aux heures supplémentaires, aux vacances, aux heures de maladie et aux heures personnelles et aux pauses payées. Exiger que les salariés fixes ne remplissent que des feuilles de temps, si nécessaire.
Expliquez aux employés ce qui les attend. Par exemple, supposons qu'une exécution correcte accélère le traitement de la paie, garantit des chèques de paie en temps voulu, accélère le cycle de facturation et augmente les flux de trésorerie. Demandez aux gestionnaires ou aux superviseurs de communiquer les avantages à leurs subordonnés.
Encouragez une politique de porte ouverte afin que les employés puissent contacter leurs supérieurs lorsqu'ils ont des problèmes de feuille de temps.
S'abstenir d'utiliser un système de pénalités pour amener les employés à remplir leur feuille de temps de manière appropriée. Par exemple, retenir des chèques de paie jusqu'à ce que les employés envoient leur feuille de temps peut être interdit par la loi de l'État et peut créer un climat de méfiance entre les gestionnaires et les employés.
Conseils
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Avant de mettre en œuvre des règles de chronométrage, vérifiez auprès du service du travail de l'État les règles applicables. Par exemple, l'État pourrait avoir des règles spécifiques en matière d'arrondissement, de conservation des données et d'utilisation des horloges biométriques.
