Les règles de l’ordre de Robert ont été écrites par un ingénieur de l’armée américaine après une tentative infructueuse de présider une réunion publique. Les règles sont devenues un manuel à l'usage des groupes à but non lucratif, des assemblées d'étudiants et d'autres organisations, fournissant des indications sur le choix des personnes, quand et comment, commenter les décisions et les voter. Tous les membres doivent comprendre ces règles, qui peuvent devenir compliquées, avant le début de la réunion. Un bon enregistrement des décisions est fondamental pour que les organisations puissent aller de l’avant.
Obtenir un vote
Avant le vote, une motion doit être présentée et appuyée. Le procès-verbal de la réunion mentionne généralement les noms des personnes qui présentent et présentent des motions. Après la discussion, un membre peut poser la question, ce qui signifie qu’il demande un vote au président. Encore une fois, cela nécessite que quelqu'un appuie la motion, ce qui est également attribué. Avant qu'un vote puisse avoir lieu, il doit y avoir un quorum, tel que défini dans les statuts de l'organisation.
Méthodes de vote
Les groupes peuvent voter sur une motion de plusieurs façons. Certaines méthodes nécessitent de compter les votes, par exemple, demander à tout le monde de dire "oui" ou "non". Un décompte exact peut être facultatif et effectué uniquement à la demande d'un membre (par exemple, par la voix ou en disant «oui» ou «non») ou par le président (par exemple, par division, demandant aux personnes de se lever ou de lever la main). Pour les questions moins controversées, l’orateur peut appeler un vote par consentement général en demandant s’il ya des objections.
Exigences majoritaires
Les règlements de chaque organisation auront des règles déterminant la taille de la majorité requise pour adopter une motion. Pour les tâches administratives, une majorité simple suffit souvent. Toutefois, des majorités des deux tiers peuvent être nécessaires pour apporter des modifications substantielles à la structure ou aux règlements de l’organisation. Le procès-verbal doit préciser le type de majorité requis par la décision.
Exemptions de vote
Le président ou le responsable de l'organisation jouit des mêmes droits que les autres membres. Cependant, il ne peut pas voter pour maintenir l’impartialité, à moins que le vote ne se fasse par scrutin ou que le vote affecte le résultat. Les membres d’office peuvent voter comme tous les autres membres s’ils sont membres en règle. Les votes par procuration ou les votes exprimés par une personne assistant à la place d'un membre absent ne sont pas comptés, sauf si les règlements administratifs le jugent acceptable.
Autres éléments à enregistrer
Le procès-verbal de la réunion doit indiquer combien de personnes ont voté "oui" et "non", ainsi que le nombre de membres qui se sont abstenus de voter. Enregistrez également si la motion est adoptée. Généralement, les procès-verbaux reflètent le résultat de la réunion, pas la discussion. Il est important d’être très clair sur les résultats du vote, pas sur la conversation à l’avance.
