La planification est l'une de ces tâches administratives banales que personne ne souhaite effectuer. Cependant, l'incapacité à développer un moyen systématique d'enregistrer les dates et les étapes importantes peut ruiner les plans les mieux préparés. Un calendrier principal doit inclure les dates importantes, être automatisé et inclure un système de suivi afin d'informer les personnes des dates à venir. Pour créer efficacement un calendrier principal, celui-ci doit être intuitif, efficace et disposer de procédures bien écrites pour tous les utilisateurs.
Désigner une personne responsable de la maintenance et des sauvegardes. Cette personne devrait être responsable de la révision et de la saisie des dates clés du calendrier avant la distribution.
Entrez les dates finales et les délais. Les dates finales sont peut-être la raison la plus importante pour créer et gérer un calendrier principal commun. Ces dates doivent ressortir et être entrées en gras, en couleur ou en majuscule.
Travaillez avec les professionnels et le personnel de soutien pour déterminer les dates de rappel avant la date limite. Cela dépend de l'activité et de l'organisation. Par exemple, vous voudrez peut-être faire un rappel une semaine avant une réunion budgétaire majeure. Cependant, un happy hour en groupe peut ne nécessiter qu'un rappel une heure avant l'événement. Vous voudrez également gagner du temps pour voyager si l'événement n'a pas lieu dans le bureau immédiat.
Déterminez un processus pour informer les utilisateurs des modifications. Cela peut être un processus formel ou informel. Cependant, cela devrait être clairement indiqué dans les procédures. Vous devrez également fournir un moyen de confirmer le changement. Cela pourrait être un courriel rapide avec une demande de confirmation adressée à tout le personnel ou aux participants à la réunion.
Fournissez une option pour inclure les dates de suivi. Les dates de suivi sont des dates qui résultent d'une autre réunion. C'est-à-dire qu'ils sont attachés à une réunion originale. Un exemple serait un RA (action requise) à financer avant la prochaine réunion. Pouvoir fixer des dates de suivi à la réunion d'origine est un bon moyen d'automatiser le processus et d'améliorer l'efficacité de la réunion ou de l'événement suivant.
Imprimez le calendrier principal tous les jours et toutes les semaines et distribuez-le. Ceci est facultatif selon l'organisation.
Placez le calendrier dans un emplacement central. Cela peut être en ligne, dans un fichier partagé ou sur un tableau d'affichage partagé.
