Les rapports de sécurité constituent un historique condensé d’événements survenus au cours d’une période donnée. Ces rapports doivent documenter un événement traumatisant qui a affecté quelqu'un ou quelque chose. En raison de la gravité de ces incidents, vous devez accorder une grande attention à l’enquête initiale ainsi qu’à la rédaction de votre rapport. Vous ne pouvez jamais trop vous entraîner lorsqu'il s'agit de rédiger un bon rapport de sécurité.
Articles dont vous aurez besoin
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Formulaire de rapport de sécurité
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Stylo à encre noire
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dictionnaire
Rédaction du rapport
Récupérez un formulaire de rapport de sécurité, un stylo à encre noire et un dictionnaire. C'est une bonne idée de commencer votre rapport avec un brouillon, car les rapports ne sont généralement pas acceptables s'ils contiennent des erreurs. Si quelques erreurs de grammaire se produisent, vous pouvez rayer des mots en traçant une seule ligne entre eux. Ne jamais utiliser Wite-Out.
Remplissez avec soin toutes les cases "informations détaillées" qui se trouvent généralement en haut de la page du rapport. Ils contiennent des informations telles que la date et l'heure, le type d'incident, le lieu de l'incident, les noms des victimes et des témoins, la description des sujets, les biens volés ou endommagés et indiquent si les services d'urgence ont été notifiés. Si une case n'est pas pertinente ou si vous ne disposez pas des informations appropriées, écrivez "N / A" OU "UNK" à l'intérieur de la case.
Rédigez votre résumé des événements dans la section "narrative". Assurez-vous de bien documenter "qui, quoi, quand, où, comment et pourquoi". Rédigez toujours votre rapport de manière claire et objective en vous basant uniquement sur les faits présentés.
S'abstenir d'utiliser des mots ou des opinions chargés d'émotion. Cependant, vous pouvez documenter les insultes ou les menaces proférées par des personnes si elles sont absolument nécessaires. Documentez toutes les actions pertinentes entreprises par votre équipe de sécurité ainsi que par toutes les autres personnes impliquées.
Terminez le rapport en indiquant "Fin du rapport" comme dernière phrase pour que personne d'autre ne puisse altérer votre documentation. Assurez-vous de signer et de dater le bas de la page pour en faire un document officiel.
Conseils
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Cet article a été écrit comme si un agent de sécurité était en train de rédiger un rapport de sécurité. Les mêmes étapes de base pour la rédaction de votre rapport peuvent également être utilisées lorsque vous tapez un formulaire généré par ordinateur. La seule différence serait que vous vérifieriez votre orthographe à l'aide de la fonction de vérification orthographique de l'ordinateur.
Attention
Non seulement votre rapport peut-il être utilisé devant un tribunal, vos notes de sécurité peuvent également être assignées à comparaître. Si vous conservez vos notes, assurez-vous que vous pouvez facilement lire ce que vous avez écrit et s’assurer qu’elles correspondent aux faits exposés dans votre rapport. Si vous n'écrivez pas clairement les faits tels qu'ils se sont produits, vous et votre entreprise de sécurité pouvez facilement être discrédités à la barre des témoins.
