Il est important de rédiger un rapport de données permettant de communiquer efficacement le sujet aux cadres occupés qui ne disposent que de quelques minutes pour parcourir votre rapport. L'un des éléments clés à inclure est une représentation visuelle des données les plus importantes, telles que des tableaux et des graphiques. Vous devez également garder la langue concise et libre de jargon.
Aperçu de la rédaction d'un bon rapport analytique
La première étape consiste à définir le rapport en fonction de toutes les directives à suivre. Chaque entreprise a généralement son propre format pour la rédaction de rapports, et vous êtes obligé de suivre le format du vôtre. Ce schéma vous donnera essentiellement une feuille de route à suivre lors de la rédaction du rapport et, espérons-le, à vous aider à gérer tout blocage éventuel de l'auteur qui pourrait survenir ultérieurement. Vous devez élaborer votre rapport pour expliquer et analyser toutes les données et conclusions tirées dans un format facile à lire. Si votre rapport est long, vous devrez peut-être également inclure une table des matières.
Considérez l'aspect visuel
Les données, en soi, peuvent être abstraites et difficiles à mettre en contexte. Vous devriez donc utiliser généreusement des tableaux, des graphiques et des tableaux pour illustrer les résultats de votre analyse. Si nécessaire, vous pouvez inclure des références dans le texte pour expliquer les graphiques essentiels. Votre lecteur devrait être en mesure de savoir ce qui est le plus important pour chaque graphique. Vous devez donc le surligner au lieu de simplement décrire ce qui peut déjà être vu. Assurez-vous également que vos références textuelles sont proches des graphiques auxquels elles font référence, afin que vos lecteurs puissent établir la connexion entre les deux.
Faire un brouillon
Une fois que vous avez terminé avec un plan, créez un brouillon contenant les informations les plus importantes, structuré en fonction de ce plan. Les détails techniques ne sont plus importants maintenant; ils peuvent être ajoutés plus tard. L'idée est d'inclure les informations les plus importantes en premier afin que le lecteur puisse les retrouver facilement lorsqu'il recevra votre rapport. N'oubliez pas que beaucoup de vos lecteurs sont occupés. De plus, n'oubliez pas de faire attention à votre utilisation du jargon, en l'évitant autant que possible.
Le résumé et résumé
Bien qu'ils apparaissent au début de votre rapport, le résumé et le résumé sont les derniers aspects que vous allez écrire. Les deux sections représentent un résumé du rapport montrant les principales conclusions du rapport. C'est pourquoi vous les écrivez en dernier.
Le résumé exécutif a sa propre signification dans un rapport d'analyse de données. La raison pour laquelle on l’appelle un résumé est qu’il s’agit d’un résumé pour les dirigeants de la société. Il s’agit probablement de personnes occupées qui n’ont pas le temps de lire tout le rapport et d’examiner tous les détails. Par conséquent, vous devriez essayer, dans la mesure du possible, de saisir les points saillants du rapport dans le résumé, tels que l'objectif, les principaux points de données et la conclusion. Soyez aussi concis que possible et n'incluez que les points les plus importants. Si les dirigeants peuvent immédiatement comprendre en quoi consiste le rapport, en lisant simplement le résumé, vous avez terminé votre travail.
Faire des révisions
Révisez votre analyse de données autant de fois que nécessaire, en veillant à organiser les informations de manière cohérente et logique. Évitez les paragraphes encombrants et ennuyeux et utilisez des espaces pour rendre le rapport attrayant. Présenter des informations tabulées sous forme de graphiques. Et, enfin, évitez l’utilisation de la voix passive.
