Un budget fait référence à un document écrit détaillant la manière dont une organisation alloue son argent. En tant que chef d’entreprise, vous devez décider si le contrôle budgétaire incombe à vous ou à vos responsables. Michael Armstrong a noté quatre applications du contrôle budgétaire dans "Un manuel de techniques de gestion: un guide complet pour atteindre l'excellence en gestion et améliorer le processus décisionnel".
Planification
Le document budgétaire est créé par un système de planification. Si vous développez le budget vous-même, vous pouvez commencer par le budget de l'année dernière. Votre budget devra inclure tous les revenus que vous projetez et comment vous les dépenserez. Une partie de la phase de planification nécessite de hiérarchiser les différents besoins de l’entreprise. Vous devrez peut-être faire des choix difficiles, tels que l'embauche d'une personne supplémentaire cette année et des coûts d'énergie plus élevés. Votre document budgétaire doit refléter tous les aspects de votre planification et de vos priorités. Si vous laissez de côté des considérations budgétaires importantes, vous pourriez être confronté à un déficit au cours de l'année budgétaire.
La mesure
Une fois le document budgétaire finalisé, les responsables de chaque service sont responsables des dépenses discrétionnaires, telles que les fournitures, les coûts d'impression et les salaires, tout en respectant leur budget. Vous avez besoin d'un système financier pour suivre les dépenses par ligne du budget. La capacité de chaque responsable à respecter son budget affectera votre rentabilité et votre situation financière en tant qu’entreprise.
Comparaison
À l'aide du système de mesure, vous comparez les dépenses réelles aux dépenses budgétées en allant ligne par ligne dans le document budgétaire. Vous devez déterminer s'il y a des dépenses excessives et où elles se produisent dans l'entreprise. Il se peut que certains départements dépensent trop et qu'ils aient besoin d'ajuster leur contrôle budgétaire, ou que leurs responsables puissent justifier des dépassements en expliquant les coûts imprévus, tels que l'augmentation des prix d'un fournisseur au cours de l'exercice.
Contrôle
Vous devez prendre des mesures une fois que vous avez étudié la manière dont chaque service dépense dans les limites du budget alloué. Toute action que vous entreprenez pour obliger un ministère à augmenter ou diminuer ses dépenses équivaut à contrôler. Dans des circonstances extrêmes, par exemple lorsque vous ne pouvez pas contraindre les gestionnaires à contrôler leurs dépenses et à respecter leur budget, vous pouvez vous priver de tout contrôle budgétaire. Toutes les dépenses effectuées conformément au document de budget annuel aident l'entreprise à rester centrée sur ses objectifs stratégiques.
