La journalisation est le processus de saisie des transactions dans un système de comptabilité en partie double. Chaque fois que votre entreprise gagne ou dépense de l'argent, l'entrée est enregistrée sur au moins deux comptes différents - un débit et un crédit - comprenant une description de la transaction. La journalisation de chaque transaction et la tenue de dossiers précis et complets sont la clé d'un système de comptabilité efficace.
Le processus de journalisation des transactions
Votre système de comptabilité doit être configuré en fonction des catégories de ventes ou d’achats effectués par votre société. Par exemple, si vous exploitez un restaurant, certaines de vos catégories de dépenses incluent la masse salariale pour l'avant et l'arrière de la maison, les ingrédients et le loyer. Vos catégories de vente peuvent inclure quel type de repas, et quelle part de la vente est constituée de nourriture et quelle quantité d’alcool. Si vous exploitez un magasin ou un restaurant qui réalise plusieurs petites ventes en une journée, par opposition à une entreprise de construction qui réalise un nombre moins élevé de ventes importantes, vous pouvez totaliser vos ventes lorsque vous les journalisez et en obtenir un total pour la journée. Lorsque vous saisissez une vente ou une dépense, vous saisissez également s'il s'agit d'un paiement en espèces, par chèque ou par carte de crédit, et dans quel compte bancaire il est déposé.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin de journaliser les transactions?
Si vous journalisez toutes vos transactions, vous aurez un enregistrement complet et précis des revenus et des dépenses de votre entreprise. Certaines personnes trouvent la comptabilité fastidieuse et la considèrent comme une corvée, mais les informations que vous conservez bien conservées sont inestimables.Un rapide coup d'œil sur vos livres vous montrera si vous êtes rentable, en plein essor ou en difficulté. Si vous n'arrivez pas à joindre les deux bouts, vous pouvez rapidement voir où vous pouvez apporter des changements et réduire les coûts. En outre, conserver des livres à jour et exacts simplifie le processus de déclaration des impôts et augmente vos chances d'obtenir un prêt.
Programmes de journalisation d'opérations financières
Heureusement, il n’est pas nécessaire de recommencer à zéro lors de la création d’un système de comptabilité pour une petite entreprise. QuickBooks est l’un des systèmes de comptabilité les plus réputés et les plus largement utilisés, avec des versions en ligne et de bureau. Considéré comme l’un des meilleurs systèmes de comptabilité pour Mac, Xero est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud qui est également compatible avec les PC. Zoho est l’un des meilleurs logiciels de comptabilité pour les entreprises individuelles, les pigistes, les consultants, les artistes et les particuliers exploitant du commerce électronique et des entreprises à domicile. FreshBooks est un logiciel de facturation populaire qui inclut des fonctionnalités avancées telles que le suivi du temps et des dépenses.
