La plupart des fonctions de gestion qui ne sont pas dirigées par des règles et des procédures deviennent chaotiques et désorganisées. La conservation des documents n’est pas l’un des aspects les plus passionnants des affaires, mais c’est l’un des plus essentiels. Un système organisé pour le stockage de documents élimine les enregistrements inutiles et protège l'entreprise en cas d'audit. Savoir quand le garder et le jeter est une étape cruciale dans le développement d’une opération commerciale réussie.
Calendrier de rétention universel
Toutes les entreprises devraient développer un système de conservation des enregistrements universel pour tous les départements. Tout le monde est sur la même page lorsqu'il s'agit de stocker des enregistrements. Recherchez les lois et statuts de votre entreprise et de votre secteur d'activité. Par exemple, un cabinet d'avocats peut avoir des exigences différentes de celles d'une petite épicerie. Si nécessaire, consultez un avocat pour créer ce système. Indexez le plan en fonction de la fonction et du service. Créez un calendrier et attribuez des codes de classification.
Records d'inventaire
L'inventaire des enregistrements est une étape cruciale dans la gestion de la conservation. Ceci est une liste précise de tous les enregistrements, électroniques et papier, au sein de votre organisation. La liste devrait détailler un titre pour chaque enregistrement, tel que «Grand livre» et l'emplacement du document. En outre, inclure une classification pour les enregistrements. Ce sera la référence en matière de rétention en fonction du calendrier de votre entreprise. Par exemple, composez une feuille de calcul; la première colonne serait un titre, «Rapport de vieillissement des comptes fournisseurs». Le deuxième en-tête de colonne serait une classification, «Comptes fournisseurs». La troisième colonne pourrait être un département, «Comptabilité». Le reste de la feuille de calcul pourrait indiquer l'emplacement, «Stockage Est, Cabinet Quatre» et code de conservation «Annexe A».
Document d'évaluation
Le processus d'évaluation implique une analyse des enregistrements sur site à l'échelle de l'entreprise pour éliminer les documents dépassant la période de conservation. Cette forme de nettoyage de la maison élimine l'accumulation de disques en excès. En utilisant la liste d'inventaire des enregistrements, détruisez les documents périmés. Une fois terminé, passez en revue tout le stockage et mettez à jour la liste d'inventaire. Pendant ce temps, examinez les lois pour prendre en compte les modifications apportées depuis le dernier examen. Calendrier des révisions annuelles, trimestrielles ou mensuelles.
