Les clubs et associations de motocyclistes offrent non seulement aux coureurs l’occasion de se réunir en société, mais ils leur permettent également de collecter des fonds pour toutes sortes d’associations. Les membres des clubs de motocyclistes sont souvent des cyclistes de loisir qui souhaitent contribuer à des causes nécessiteuses. Que les clubs participent à des événements annuels de collecte de fonds ou participent une fois à une cause spéciale, de nombreux coureurs contribuent à la fois de leur temps et de leur argent. Cependant, certaines étapes de base doivent être suivies pour organiser une collecte de fonds réussie.
Tracez un itinéraire, de préférence sur des routes secondaires avec moins de circulation. De nombreuses courses caritatives parcourent une route pittoresque à travers la campagne. En fonction de la durée de la course, une activité caritative d’une journée peut couvrir une distance de 50 à 100 milles aller-retour. Les coureurs n’ont pas besoin de se pousser trop, ce n’est pas une compétition. Une course typique commence habituellement à 11 heures et se termine à 18 heures. Les pistes plus courtes commencent parfois tôt le matin et se terminent au milieu de l'après-midi.
Contactez la chambre de commerce locale pour fixer une date pour l'événement. Assurez-vous qu'il n'y a pas de conflit avec d'autres événements planifiés dans la communauté le même jour. La chambre peut également vous aider à promouvoir votre collecte de fonds en affichant les détails de l'événement dans son propre calendrier.
Rédigez les règles de participation à l’événement et distribuez-les à ceux qui s’enregistrent. Assurez-vous que tous les coureurs comprennent clairement les règles de sécurité au préalable. Indiquez que les participants doivent maintenir une distance de sécurité derrière le coureur qui se trouve devant, en plus de rouler deux par deux dans la mesure du possible. Les coureurs doivent porter les vêtements et l'équipement appropriés, notamment un pantalon, une veste, des bottes, des gants et un casque de protection.
Créez un formulaire d'inscription. Si votre organisation dispose d'un site Web, vous pouvez offrir la commodité d'une pré-inscription en ligne avec le formulaire d'inscription par la poste traditionnel. Planifiez une dernière inscription en personne pour commencer une heure avant l'événement. Même ceux qui se sont déjà inscrits doivent s'arrêter à la table des inscriptions pour se procurer des t-shirts et d'autres informations sur l'événement.
Entrez en contact avec les clubs de moto locaux de votre région et demandez-leur de participer à votre activité de collecte de fonds. La plupart des clubs de motos organisent régulièrement des collectes de fonds, bien que certains n’appuient que des organismes de bienfaisance spécifiques (voir Ressources ci-dessous).
Donnez à votre cause une promotion supplémentaire en concevant un t-shirt pour l'événement que les bénévoles et les participants pourront porter. Distribuez les t-shirts lors de l'inscription le jour de l'événement (voir Ressources ci-dessous).
Solliciter des sponsors pour soutenir l'événement. Votre objectif devrait être de vous associer à des entreprises partageant un intérêt réel pour la mission de votre organisation. Alignez-vous avec des partisans qui renforceront la crédibilité de votre organisation et feront progresser sa cause. N'oubliez pas que les sponsors veulent quelque chose en retour de leur philanthropie. Le parrainage d’événements caritatifs aide une entreprise à acquérir une bonne réputation dans la communauté et constitue une excellente occasion de marketing. Adressez-vous aux entreprises qui ciblent le même segment de la population pour laquelle votre événement est planifié. Par exemple, si vous essayez de collecter des fonds pour acheter une fourgonnette en fauteuil roulant pour une communauté de vie assistée locale, parlez aux entreprises qui proposent des produits ou des services aux personnes âgées (fournisseurs de matériel médical, cliniques de physiothérapie, avocats en droit).
Annoncez l'événement. Demandez aux propriétaires ou aux dirigeants d’entreprises locales la permission d’afficher des tracts sur l’événement. Concentrez-vous sur les entreprises où les coureurs, sponsors et donateurs dont vous avez besoin sont susceptibles d'aller. Veillez à inclure des détails tels que la date et l'heure de début de l'événement, ainsi que le nom, l'adresse postale, l'adresse du site Web et le numéro de téléphone de votre organisation. Contactez les stations de radio et de télévision locales pour vous informer de leurs politiques en matière de diffusion d'annonces de service public gratuites pour les organisations à but non lucratif. Appelez les journaux locaux pour les informer de l'événement. En plus de la publicité de votre événement, de nombreux journaux municipaux enverront un photographe le jour de l'événement et publieront parfois un bref récit avec des photos.
Demander des volontaires pour aider à mettre en place et nettoyer par la suite. C'est un bon moyen d'informer les membres de la communauté sur l'événement et sur la cause qui en profitera. Faites en sorte que les personnes ayant un téléphone cellulaire soient positionnées à différents endroits du parcours en cas d'urgence. Recrutez des personnes fiables, débrouillardes et qui communiquent facilement avec les autres.
Prévoyez de terminer la balade dans un restaurant local où les coureurs recevront des boissons gratuites et un repas. Organiser un repas sous forme de buffet permet aux coureurs fatigués et affamés de se faire servir plus rapidement.
