Chaque entreprise a des règles différentes sur les réunions. Certains suivent un processus informel, tandis que d'autres nécessitent une structure plus formelle. En tant que dirigeant ou propriétaire d'entreprise, il est important de savoir comment organiser et mettre fin aux réunions formelles et informelles. Cela améliorera la communication et conduira à un résultat plus productif.
Que signifie l'ajournement d'une réunion?
Le terme "ajourn" vient des mots latins Un d (vers et Diurnus (du quotidien). Bien que beaucoup de gens utilisent le terme indifférent pour appeler la fin d'une réunion, "ajourner" signifie en fait de déplacer une réunion ou un point de l'ordre du jour à un autre jour. Par exemple, les membres du conseil d'administration d'une entreprise peuvent ajourner une réunion lorsqu'il est tout simplement impossible de discuter des problèmes actuels en raison du manque d'informations clés. L'ajournement signifie que la réunion reprendra plus tard, lorsque tout le monde sera prêt à discuter du problème en question. Ce n'est pas la même chose que de mettre fin à une réunion lorsque toutes les questions sont résolues.
Quelles sont les règles de procédure pour les réunions?
Certaines organisations, notamment les tribunaux, les universités, les agences gouvernementales et les grandes organisations respectent les règles établies pour la tenue de réunions formelles. En vertu des règles de procédure de Robert nouvellement révisées, par exemple, toute personne peut adopter une motion pour ajourner une réunion dans certaines circonstances, par exemple:
- En l'absence de quorum
- Comme stipulé dans les règlements de l'organisation
- Quand les membres du conseil atteignent la fin de l'ordre du jour
- En cas d'urgence ou de danger immédiat, tel que les alarmes incendie se déclenchent dans le bâtiment.
Bien que les petites entreprises soient peu susceptibles de suivre les règles de Robert, elles fournissent un cadre simple pour l’ajournement «officiel» d’une réunion.
Procédures pour ajourner une réunion
Une réunion peut être levée au début ou à n'importe quelle étape. Si vous êtes président, élaborez un plan pour que tout se passe bien. Après avoir discuté de l'ordre du jour, vérifiez si quelqu'un souhaite proposer une motion pour ajourner la réunion. Demandez-en un en disant "Est-ce que j'entends une motion d'ajournement?" La motion d'ajournement devrait clairement spécifier l'heure et la date de la prochaine réunion, ainsi que toute question urgente nécessitant une session extraordinaire avant la prochaine assemblée générale. Selon les règles de Robert, la motion doit être appuyée et ne peut être ni modifiée ni débattue.
Une réunion peut être ajournée sans motion si le quorum n'est pas présent ou en cas d'urgence. Si ce jour est un jour férié, la réunion peut être ajournée au jour ouvrable suivant, au même moment et au même endroit. Une réunion ajournée suivra le même ordre de travail que la réunion initiale. Dans ses remarques de clôture, le président peut discuter du jour et de l'heure de la prochaine réunion. Il peut également fournir des informations de contact, remercier les participants et faire des rappels de dernière minute. Si l'ajournement dure 90 jours ou plus, chaque participant recevra un avis de la date et du lieu.
Ajournement d'une réunion moins formelle
Toutes les réunions ne sont pas formelles; par conséquent, toutes les réunions ne nécessitent pas une motion d'ajournement. Les réunions de vente sont un bon exemple.Ils sont certainement importants et tous les représentants des ventes sont attendus. Mais le but des réunions de vente est que le responsable des ventes transmette des informations au personnel, peut-être des astuces et des encouragements, ou avertisse ceux qui ne respectent pas leurs objectifs ou ne parviennent pas à remplir les formalités administratives requises. Toutefois, il n'y aura pas de vote lors de la réunion car c'est l'opinion du directeur des ventes qui compte. Après une réunion dirigée par une personne, il serait ridicule de demander une motion d’ajournement. Le responsable des ventes peut demander s’il ya des questions et après y avoir répondu, il suffit de dire: «C’est tout ce que je voulais couvrir aujourd’hui. Prenez quelques-unes de ces nouvelles brochures lorsque vous partez et utilisez-les pour expliquer les avantages incroyables de cet excellent produit!
Les réunions où les responsables se réunissent pour discuter de problèmes et de solutions en sont un autre exemple. Les gestionnaires n'ont pas le temps pour une réunion formelle avec motions et secondes, ils n'en ont pas besoin non plus. Ils savent en quoi consiste la réunion, aucun ordre du jour n’est donc nécessaire. Personne ne prend des minutes. Ils continueront à discuter de ces questions lors de la prochaine réunion afin de pouvoir techniquement ajourner la réunion. Mais une fin formelle à la réunion serait maladroite et inappropriée. Les chances sont, la réunion serait programmée pour une durée limitée, telle que 30 ou 60 minutes. Quand le temps sera écoulé, quelqu'un dira: "Reprenons cette discussion le mois prochain" tandis que d'autres se précipitent pour retourner au travail.
