Établir un buy-in
Le processus de portefeuille de projets est une méthode qui permet de maximiser le potentiel de production de tous les projets entrepris par votre organisation à un moment donné, sous réserve de ressources limitées. Avant de commencer vos efforts de gestion de portefeuille de projets, créez un environnement de compréhension et de coopération entre les principaux décideurs de votre organisation. Le processus de portefeuille de projets peut inclure la fin des projets en cours qui peuvent être couronnés de succès et opportuns en faveur de projets ayant un impact économique ou stratégique plus important sur vos opérations. Il est important que les gestionnaires comprennent ce concept pour éviter tout ressentiment lorsque cela se produit. Encouragez une attitude d'équipe envers la sélection des projets plutôt que d'identifier de petits groupes d'employés ayant des projets spécifiques. Cela évitera les sentiments de rejet des équipes de projet réaffectées ou réparties entre les nouveaux projets.
Prioriser
Au cours du processus de gestion du portefeuille de projets, vous affecterez des ressources comprenant le temps, l’argent, la productivité des employés et la technologie aux projets contribuant le plus à la rentabilité de votre entreprise. Avant d’envisager des projets spécifiques, dressez une liste de priorités permettant de juger chacun d’entre eux. Surveillez continuellement votre liste de priorités et adaptez-la à l'évolution des objectifs stratégiques et du climat des affaires. Les éléments permettant de hiérarchiser vos projets peuvent inclure le coût, la contribution aux revenus, l'impact marketing, les délais et la réalisation d'objectifs spécifiques.
Déterminer la capacité et la demande
Toutes les organisations sont confrontées au problème de l’utilisation optimale des ressources limitées. Rassemblez des informations sur la capacité de vos ressources et les besoins en ressources de chaque projet avant d'utiliser votre liste de priorités pour déterminer les projets à entreprendre. La demande totale en ressources de tous les projets choisis ne peut dépasser la capacité en ressources de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise dispose de dix ordinateurs et de vingt employés pour des projets, vous ne pouvez pas choisir un portefeuille de projets qui requiert vingt-trois employés et onze ordinateurs. Les contraintes budgétaires sont également un facteur important pour déterminer la composition optimale du projet.
Optimiser le portefeuille de projets
Armé de votre liste de priorités et d'informations relatives à la capacité en ressources et aux demandes de ressources de projets individuels, vous êtes maintenant prêt à choisir un ensemble de projets à entreprendre qui optimisera la pertinence stratégique pour votre entreprise. Gardez à l'esprit que les projets qui n'ont pas été initialement sélectionnés ne sont pas nécessairement éliminés. des projets moins prioritaires peuvent être entrepris lorsque des ressources sont libérées par l'achèvement de projets plus prioritaires.
Plusieurs progiciels existent pour vous aider dans le processus de gestion de portefeuille de projets, mais pour des portefeuilles de projets plus simples, un arbre de décision peut être utilisé pour définir toutes les possibilités liées à la combinaison des projets choisis. Suivez le lien à la fin de cet article pour obtenir un exemple d'arbre de décision de projet.
Commencez par répertorier chaque projet, ainsi que son coût total et ses besoins en personnel, technologie et autres ressources. Ensuite, sélectionnez les projets qui obtiennent les meilleurs résultats en fonction de vos priorités, puis sélectionnez un portefeuille de projets à soumettre. N'oubliez pas que la demande totale en ressources de tous les projets choisis doit être inférieure à votre capacité totale en ressources. Au fur et à mesure que de nouveaux projets potentiels sont introduits dans votre organisation et à mesure que les projets en cours sont terminés, réexaminez le processus de gestion de portefeuille de projets pour déterminer quels nouveaux projets méritent les nouvelles ressources disponibles en fonction de votre liste de priorités et de vos capacités.
