Le développement d'étapes pour le traitement des commandes est crucial pour votre entreprise. Sans un flux de travail de traitement des commandes approprié, le traitement des commandes au sein de votre entreprise sera chaotique et peu fiable. Prenez le temps d'élaborer les directives de traitement des commandes appropriées, votre entreprise fonctionnera mieux et vous obtiendrez une plus grande satisfaction de la clientèle.
Utiliser un formulaire normalisé lors de la prise de commandes
Que votre société utilise un représentant du service clientèle pour prendre les commandes ou que le client saisisse les commandes directement via votre site Web, il est essentiel que vous disposiez d'un formulaire normalisé. Cela permet à la personne qui remplit le formulaire de savoir quelles informations sont nécessaires et de s'assurer que toutes les informations nécessaires sont collectées.
Chacun de vos articles en stock peut avoir des détails de commande légèrement différents. Par exemple, si vous exploitez un magasin de meubles, le formulaire de commande d'un canapé peut inclure le type de tissu, tandis que le formulaire d'une table peut nécessiter le type de finition.
Il est important que les formulaires de commande incomplets ne soient pas acceptés. Si un formulaire de commande ne contient pas les informations nécessaires, il doit être renvoyé et complété avant de pouvoir être traité.
Confirmer la commande
Après avoir soumis un formulaire de commande, il doit être confirmé avec le client. Cela peut être accompli en envoyant un email avec les détails de la commande. Il n'est pas nécessaire d'exiger du client qu'il vérifie la commande. Au lieu de cela, indiquez clairement que le client doit contacter votre société en cas de problème avec la commande. Assurez-vous que les informations de contact de votre entreprise sont facilement accessibles au client.
Distribuer le bon de commande en interne
Une fois que le formulaire de commande est rempli, il doit être envoyé à toutes les personnes qui doivent effectuer une action liée à l'exécution de la commande. Cela inclut l'entrepôt, le service des comptes à recevoir et le fabricant, si la commande est exécutée par un tiers. La date d'exécution prévue doit être clairement indiquée afin que toutes les personnes concernées connaissent le calendrier.
Communiquer avec le client
Il est essentiel de communiquer clairement avec le client. Informez le client en cas de retard dans l'exécution de la commande. Etre franc et honnête avec le client lorsqu'il y a un problème est beaucoup mieux que de l'ignorer. En outre, informez le client lorsque la commande est expédiée. Indiquez-lui le transporteur, le numéro de suivi et la date de livraison prévue. Demandez des commentaires au client après avoir reçu la commande. Faites appel à un représentant du service clientèle pour vous assurer que le client est satisfait de votre achat ou utilisez un sondage en ligne pour obtenir des commentaires. Dans tous les cas, les commentaires des clients vous donneront un aperçu très utile du processus d’exécution de votre commande.
