Un système d'inventaire est essentiel pour contrôler les coûts d'achat et atteindre les objectifs de service à la clientèle. Un programme de gestion d’inventaire électronique est un outil d’administration utile, mais la clé d’un bon système réside dans la robustesse des procédures que vous créez. Certains des éléments les plus critiques d’un système bien développé sont la description des articles, un système de numérotation, des unités de mesure standard et un étiquetage précis des articles.
Descriptions et numéros d'articles
Créez une liste de stock comprenant une description et un numéro unique composé de quatre à huit caractères pour chaque article. Une bonne pratique pour créer une description consiste à commencer par un nom, puis à utiliser des adjectifs en ordre décroissant d'importance pour décrire l'élément. Des descriptions telles que «tasse, café, grand, brun», «tasse, café, moyen, blanc» et «tasse, café, petit, blanc» en sont des exemples. Les numéros d'articles doivent simplement identifier, et non pas décrire un article. Toutefois, vous pouvez incorporer quelques lettres de la description au début de votre numéro d’article pour faciliter la recherche d’articles. Par exemple, vous pouvez utiliser le numéro «CUC101» pour identifier une tasse de café et le numéro «CUS101» pour identifier une tasse de soda.
Décider des unités de mesure standard
Créez une liste d'unités de mesure approuvées afin de clarifier les listes de sélection et les rapports d'inventaire. Pour la plupart des entreprises, les mesures par défaut sont les unités dans lesquelles vous achetez habituellement un article. Les unités communes sont des abréviations pour des termes tels que chaque, pièce, pied, livres ou gallons. Les directives de meilleures pratiques recommandent de choisir une abréviation et d'appliquer son orthographe et son apparence de manière cohérente.
Établir des noms d'emplacement
Les emplacements attribués peuvent faciliter la recherche des articles dans n’importe quel magasin ou entrepôt, quelle que soit sa taille. Si vous stockez des articles dans plusieurs emplacements, attribuez à chaque emplacement un nom ou un numéro de code, tel que «M» pour le magasin principal et «S» pour le stockage excédentaire. Puis divisez la pièce en sections et attribuez-leur un nom unique. Par exemple, les sections peuvent correspondre à un numéro d'allée ou de bac. Effectuez cette tâche en identifiant les emplacements des étagères pour des articles d’inventaire spécifiques. Clearly Inventory Company recommande d'utiliser un système de numérotation dans lequel le numéro le plus bas correspond à l'étagère la plus haute et descend vers le sol. Par exemple, une étiquette telle que «M-2-4» vous indique qu'un article se trouve sur la quatrième étagère de l'allée deux de l'entrepôt principal.
Étiqueter et stocker l'inventaire
Créez une étiquette pour chaque article de stock correspondant à la liste de stock que vous avez créée. Effectuez un inventaire physique en étiquetant, en enregistrant et en entrant des informations sur les articles, les unités de mesure et les emplacements dans une base de données d'inventaire. Imprimez la cueillette et la réception des documents de la base de données et utilisez-les pour mettre à jour la base de données et créer des rapports d'inventaire.
