Conduire un troupeau dans votre inventaire est l’un des défis les plus difficiles à relever dans l’exploitation d’une entreprise. Sur le plan opérationnel, vous voudrez toujours savoir combien de produits sont disponibles à la vente et quand en acheter davantage. Vos comptables auront également besoin d'inventaires précis pour pouvoir garder vos livres en ordre et vous fournir les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions commerciales. Dans la plupart des cas, mais pas tous, vous voudrez probablement le faire par le biais d'un système d'inventaire permanent.
Système d'inventaire périodique
Il existe deux manières de gérer votre contrôle des stocks. L'une consiste à utiliser un système d'inventaire périodique, ce qui signifie qu'à la fin d'une période donnée - un mois, un trimestre, un an ou tout ce qui vous convient, vous fermez les portes et vous comptez physiquement les stocks dont vous disposez.. Pour des raisons comptables, vous appelez cela l'inventaire de clôture de votre période. Votre compte d'inventaire précédent était l'inventaire de départ pour cette période. Vous allez ajouter tous vos achats à l'inventaire de départ, soustraire toutes les ventes et dans un monde idéal, le résultat ressemblera beaucoup à votre inventaire de clôture. Bien entendu, nous ne vivons pas dans un monde idéal et, dans la pratique, plus vous passez de stocks, plus il y aura de divergences. Avec le système d’inventaire périodique, la quantité d’inventaire n’est exacte que juste après son comptage, ce qui est un inconvénient majeur.
Système d'inventaire perpétuel
Le système d'inventaire permanent nécessite beaucoup plus de configuration, mais une fois installé, il est beaucoup plus facile à utiliser. Chaque inventaire que vous possédez est entré dans votre système informatique au fur et à mesure de son achat. Lorsqu'il sort de l'inventaire, lorsqu'il est vendu ou épuisé, il est automatiquement déduit de l'inventaire disponible de votre système informatique. Si votre modèle économique repose sur le fait de savoir ce que vous avez et le moment où vous devrez en commander davantage, ce qui s'applique à presque toutes les entreprises, l'utilisation de la méthode de l'inventaire permanent offre de nombreux avantages.
Périodique ou perpétuel
L’approche que vous allez adopter pour gérer votre inventaire dépend de votre situation. Si vous vous contentez d'opérer sur une base "familiale", en gardant votre petite entreprise et votre stock bas, un système d'inventaire périodique peut suffire. La configuration est minimale et vous pouvez compter votre inventaire aussi souvent que vous le jugez nécessaire. Si vos projets pour votre entreprise impliquent une croissance importante, vous souhaiterez mettre en œuvre la méthode de l'inventaire permanent à la première occasion, idéalement dès le premier jour.
L'inconvénient est que la méthode de l'inventaire permanent est compliquée à mettre en place et nécessite un investissement important en ordinateurs, logiciels et compétences. Si votre budget est serré, comme c'est souvent le cas avec les startups, cet investissement initial pourrait être supérieur à ce que vous pouvez gérer confortablement. Parfois, vous devrez vous contenter d’un système d’inventaire et de comptabilité fournissant une gestion de base des stocks perpétuelle à court terme, mais pouvant être amélioré pour devenir une offre plus complète, à mesure que votre entreprise et vos revenus augmentent.
Ce n'est pas parfait
L’intérêt d’un système d’inventaire permanent est que vous disposerez toujours d’un décompte précis et à jour des articles disponibles. C'est largement vrai, mais dans le monde réel, il y a toujours un fossé entre la théorie et la pratique. Vous perdrez le produit à la casse et au vol; les fournisseurs vous factureront de manière incorrecte, vous recevrez des commandes dont le nombre est supérieur ou égal à quelques pièces, le personnel des ventes lancera des ventes ou des remboursements de manière incorrecte, etc. De bonnes pratiques de formation, de sécurité et de gestion des stocks peuvent vous aider à minimiser cela, mais vous devrez quand même faire un calcul réel de temps en temps pour vérifier les chiffres avec lesquels vous travaillez.
Vous pouvez opter pour un inventaire physique complet au moins une fois par an ou opter pour un "cycle compté". Cela signifie simplement que vous choisirez certaines parties de votre inventaire à compter régulièrement à la recherche de divergences. Vous pouvez vous concentrer uniquement sur les éléments de la plus grande valeur ou du volume le plus élevé, car ce sont eux qui risquent le plus de vous causer des problèmes, ou vous pouvez compter votre inventaire tout au long de l'année et ajuster votre inventaire lorsque vous trouvez des erreurs..
Inventaire perpétuel dans les environnements de vente au détail / en gros
Le meilleur des cas pour les systèmes d’inventaire permanent est celui de la vente au détail. Lorsque votre client apporte un produit au comptoir, vous l'appelez avec un scanner ou peut-être en saisissant manuellement un numéro de pièce. La numérisation est préférable, dans la mesure du possible, car elle réduit les risques d'erreur. Une fois la vente terminée, votre système réduira le stock disponible pour permettre à votre client de trouver ce qui se présentera.
Si l'un de vos autres vendeurs recherche le produit à partir d'un ordinateur d'un autre service, le total récemment révisé correspond à ce qui sera affiché à l'écran. Votre système peut également vous demander de commander davantage lorsque vos fournitures diminuent ou même de passer la commande automatiquement. Les meilleurs systèmes gardent également trace des remises et des commandes minimales de vos fournisseurs. Vous pouvez donc les configurer pour ne pas commander 950 pièces s'il existe une remise de 1 000. Les grossistes travaillent de la même manière, sauf qu'ils achètent auprès de fabricants et de distributeurs et qu'ils vendent aux détaillants.
Inventaire perpétuel dans les environnements de fabrication / production
Si vous fabriquez des produits plutôt que de simplement les vendre, vous utiliserez un système d'inventaire permanent un peu différemment. Dans ce cas, les articles de votre inventaire sont des matières premières ou des sous-ensembles et, en fin de compte, ils deviennent des produits finis. Vous aurez également besoin de garder une trace de vos matières premières pendant qu'elles sont en train de devenir des produits finis, ce qui peut prendre aussi peu que deux secondes ou même plusieurs années en fonction du produit. Dans cet état, ils sont considérés comme des travaux en cours. Avec un système d'inventaire permanent efficace, vous ne devriez jamais manquer de matières premières et vous saurez combien de produits finis vous avez à la vente. Plus important encore, vous saurez également quels ont été vos coûts de fabrication, même si les coûts de vos matériaux fluctuent.
Comptabilité LIFO et FIFO
La gestion de votre inventaire physique doit toujours vous assurer que le produit le plus ancien sur vos étagères est vendu en premier, même s'il n'est pas particulièrement périssable. Avec le temps, les emballages s'estompent, les boîtes sont endommagées et même les clous en acier finiront par rouiller. Toutefois, aux fins de la comptabilité perpétuelle, vous décidez si vous considérez chaque stock comme étant le plus ancien en stock ou le plus récent. Ces systèmes sont appelés premier entré, premier sorti et dernier entré, premier sorti, ou FIFO et LIFO en abrégé.Si les prix augmentent, le produit le plus ancien sera toujours le moins cher et le produit le plus récent sera toujours le plus cher. Si les prix baissent, l'inverse est vrai. Cela a des conséquences importantes sur la manière dont vous calculez vos coûts.
LIFO, FIFO et COGS
Supposons, à des fins de démonstration, que le plus ancien objet de votre inventaire ait été acheté à 85 USD, le plus récent vous coûte 95 USD et que vous vendiez à 110 USD. Si vous travaillez sur une base FIFO, votre bénéfice est de 110 USD moins le coût de 85 USD ou de 25 USD. Si vous travaillez sur une base LIFO, vous ne comptez que 15 $ de profit sur la même vente. Si votre objectif est de générer les bénéfices les plus élevés possibles, peut-être d'impressionner ou d'influencer des investisseurs potentiels, il pourrait être avantageux d'utiliser la méthode FIFO. Si vous souhaitez garder vos bénéfices enregistrés sous contrôle afin de réduire votre facture fiscale, la méthode LIFO pourrait - dans ce cas hypothétique - avoir plus de sens. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre méthode, tant que vous êtes cohérent. En ce qui concerne le suivi du coût réel des marchandises vendues au détail ou du coût de production dans le secteur de la fabrication, vous pouvez opter pour une méthode de moyenne pondérée qui permet de suivre vos coûts réels à la hausse et à la baisse.
