L'absence de papier est une étape importante pour une entreprise qui souhaite vivre dans le respect de l'environnement. L'EPA estime que les Américains utilisent environ 99 millions de tonnes de papier chaque année et que le papier représente 34% des déchets de ce pays. Si vous envoyez régulièrement des factures et d’autres communications à vos clients par la poste, vous devez les informer de votre intention de ne pas utiliser de papier à l’avance.
Clarifiez et identifiez votre calendrier pour le dématérialisation ainsi que toutes les exigences que le client doit remplir pour recevoir des factures papier. Par exemple, dans de nombreux cas, vous devrez peut-être obtenir l’autorisation du client pour cesser d’envoyer des relevés papier par la poste avant de passer à la facturation sans papier.
Modifiez les conditions de votre contrat si nécessaire pour inclure la mise à jour relative à la facturation sans papier. Indiquez si cette option est facultative ou obligatoire pour les clients à venir.
Créez votre message de notification avec des instructions claires expliquant comment le client peut accuser réception de vos informations concernant la facturation sans papier. Par exemple, en plus de l’avis mentionnant la date d’activation de la facturation sans papier, vous pouvez également inclure un site Web ou une ligne téléphonique pour vous inscrire.
Incluez une notification concernant votre décision d’abandonner le papier dans la section Messages de vos dernières factures papier au client. Mettez en surbrillance la zone dans une couleur ou une police qui se démarque pour attirer son attention. Assurez-vous d'inclure également les termes mis à jour dans ces envois.
Envoyez aux clients une carte postale de rappel séparée contenant le message de votre intention d'arrêter d'envoyer des factures papier.
Envoyez un courrier électronique à votre liste de clients pour les informer de votre décision de facturation sans papier. Dans ce cas, vous pouvez lier directement le client à votre site Web pour faire des choix si nécessaire.
Conseils
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Expliquez quelques-uns des avantages de l’absence de papier dans votre communication avec le client.
Consultez un avocat avant de passer à la facturation sans papier afin de vous assurer que vous respectez toutes les lois fédérales et nationales.
