Lorsque les propriétaires changent de personnel, il est utile d’informer les locataires de ces changements, en particulier des employés qui interagissent fréquemment avec les locataires. Il est facile d'informer les locataires de la dotation en personnel et d'autres modifications importantes par lettre.
Rassemblez une liste des noms et adresses de tous les locataires qui seront affectés par le changement. Par exemple, si vous louez des espaces à plusieurs endroits et que vous exploitez par conséquent plus d'un bureau de location, vous devez uniquement communiquer le changement aux locataires qui traitent avec le bureau de location où le changement a lieu. Si vous n'avez qu'un seul bureau, bien sûr, alertez tous les locataires.
Préparez la lettre sur le papier à en-tête de la société en la rendant "officielle" et datez-la à la date à laquelle vous prévoyez que la plupart des lettres seront distribuées. Utilisez la technologie mailmerge pour personnaliser chaque lettre ou utilisez un format plus général en adressant chaque lettre à «Cher locataire».
Le contenu de la lettre doit être court et professionnel, et doit généralement comporter deux paragraphes, plus un paragraphe de clôture. Signalez le changement de personnel dans le premier paragraphe. Si le nouvel employé assume toutes les tâches de l’employé partant, indiquez-le et indiquez-lui ces tâches: "Jennie Smith quittera le cabinet le 12 mars et sera remplacée par Mary Jones, qui sera chargée des plaintes des locataires, de la maintenance demandes, la collecte des loyers et répondre à toutes les questions connexes."
Par contre, si les tâches précédemment exercées par l’employé partant sont réparties entre le personnel existant et / ou le nouveau, expliquez-le clairement au premier paragraphe; par exemple: "Jennie Smith quittera le cabinet le 12 mars et sera remplacée par Mary Jones, qui sera responsable des plaintes des locataires et des demandes d'entretien. Joe White assumera la responsabilité de la collecte des loyers et de répondre à toutes les questions connexes."
Dans le deuxième paragraphe, incluez toutes les dates pertinentes; dans de nombreux cas, par exemple, un membre du personnel part le vendredi et le remplaçant se présente le lundi suivant. Dans d'autres cas, il y a une courte période de chevauchement pendant que l'employé partant entraîne le nouveau. Fermez le deuxième paragraphe en indiquant que, à compter de la date du changement, toutes les questions, commentaires et problèmes pertinents doivent être adressés aux personnes nouvellement responsables, puis renommez-les. Par exemple, "À compter du 15 mars, veuillez adresser vos plaintes et demandes de maintenance à Mary Jones et contactez Joe White pour toute question concernant le loyer".
Dans le dernier paragraphe, informez les locataires qu'ils ne doivent pas hésiter à vous contacter pour leur faire part de leurs préoccupations, commentaires ou questions. Signez la lettre «Sincèrement» suivie de votre nom.
Conseils
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Les propriétaires ou leur personnel peuvent remettre ou envoyer par la poste ce type de lettre. alternativement, ils peuvent être distribués avec les reçus de loyer.
Résistez à l'envie d'être ami et donnez trop d'informations, même lorsque les choses sont évidentes. "Jennie Smith part pour avoir un bébé" ou "Jennie Smith va se marier et va passer sa lune de miel, puis quittera l'État", ce sont deux exemples qui donnent beaucoup trop d'informations. Laissez Jennie partager ses informations avec qui elle choisit et limitez votre lettre à ce qui est nécessaire pour les affaires.
