Lorsqu'un employé quitte son poste, il est important d'informer votre personnel de manière à éviter les problèmes de moral et les problèmes juridiques. En règle générale, discutez de l'impact de la démission plutôt que de la raison. Plus une communication concernant la séparation d’un employé est générique, moins vous risquez d’avoir de problèmes.
Évaluer l'impact du départ
Avant de commencer à rédiger votre annonce, déterminez l’impact sur l’entreprise. Cela pourrait augmenter temporairement la charge de travail de certains employés, entraîner une interruption des opérations, réduire les ventes, nuire au moral du personnel ou avoir peu ou pas d'effet sur la plupart des travailleurs. Comprendre l’impact de la démission d’un employé vous aidera à décider de ce que vous devez aborder dans l’annonce.
Décidez des raisons de votre annonce
Vous pouvez faire beaucoup de choses positives avec votre annonce: dissiper les rumeurs avant qu'elles ne commencent; confirmant que l'employé a démissionné et n'a pas été licencié; assurer le départ des travailleurs ne nuira pas à l'entreprise; discuter de l'impact que le départ aura sur d'autres employés; en expliquant comment vous envisagez de gérer tout impact négatif; et offrant des indications sur la durée de la transition. Prendre la tête sur ces points, au lieu de les laisser à l’usine de potins du bureau, pourrait être la chose la plus importante que vous fassiez.
Discuter de l'annonce avec l'employé
Demandez à l'employé qui a démissionné ce qu'il aimerait annoncer. Une démission peut survenir en raison d'un départ à la retraite, d'une maladie, d'une autre opportunité d'emploi, d'un mécontentement vis-à-vis de l'entreprise, d'un changement de carrière ou de toute autre situation de la vie qui pourrait être personnelle. Si cela n’affecte pas vos opérations, demandez à l’employé quand il souhaite que l’annonce soit faite. Demandez-leur d'être présents si vous faites une annonce verbale afin d'éviter toute rumeur selon laquelle la séparation serait négative. Rester en bons termes avec un ancien employé peut réduire les risques qu’il vous blâme sur le marché..
Choisissez votre timing
Décidez quand vous voulez faire l'annonce. L'annonce immédiate de la démission peut réduire les chances que votre employé reconsidère sa décision et reste avec vous, car la nouvelle a été rendue publique. D'autre part, un retard peut entraîner une rumeur grandissante si certains se renseignent sur la démission avant son annonce officielle. En outre, plus tôt vous faites cette annonce, plus tôt votre personnel pourra se préparer à la transition.
Dire moins, c'est mieux
Décidez ce que vous allez dire dans l'annonce. Évitez de discuter des raisons du départ pour éviter les problèmes juridiques, à moins que ce ne soit pour une raison non controversée, comme la retraite. Informez vos responsables qu'ils ne sont pas autorisés à discuter des raisons de la séparation. Bien que vous souhaitiez peut-être souhaiter bonne chance à l’employé partant, évitez de le féliciter si vous pensez qu’il y a une possibilité d’action en justice concernant la séparation ultérieurement. Si, par la suite, l’employé dit qu’il a été contraint de quitter son poste et que vous souhaitez faire valoir le fait qu’il n’était pas qualifié pour occuper son poste, vous ne voulez pas de preuve que vous avez déclaré publiquement qu’il s’agissait d’un excellent employé.
Faire l'annonce
Rassemblez vos employés ou envoyez votre courrier électronique ou votre mémo au moment de la journée qui vous semble le mieux, en fonction de votre situation. Si vous faites l'annonce le matin, les employés pourraient passer la journée à se demander et à murmurer. Si vous arrivez juste avant le moment de partir, vous aurez moins de chances de générer des commérages immédiats avec les employés, mais moins de temps pour les questions professionnelles. Annoncez que votre employé a démissionné, donnez la date prévue de la cessation de service et indiquez comment vous allez gérer la transition. Dites à vos employés que toute discussion personnelle sur les cessations de service est une violation des politiques de votre entreprise. Si vous souhaitez ouvrir le poste d’employé aux applications de candidats internes ou si vous souhaitez obtenir de l’aide pour le recrutement, informez-en les procédures.
