Il arrive un moment dans chaque pratique ou un hôpital où un médecin décède et un administrateur doit envoyer une lettre informant les patients du médecin. L'écriture de la lettre est une tâche simple. Cependant, l'envoi des lettres individuelles et la réponse aux questions peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier si le médecin avait un grand nombre de patients. Il est important d'informer tout le monde le plus tôt possible pour que les patients puissent planifier un nouveau médecin.
Effectuez une recherche dans la base de données du médecin pour obtenir les coordonnées de tous ses patients. Rechercher des adresses physiques, adresses e-mail et numéros de téléphone.
Tapez une lettre à l'aide d'un logiciel de traitement de texte si vous souhaitez envoyer un message imprimé. Imprimez l'adresse de chaque patient sur une enveloppe et placez une lettre dans chaque enveloppe individuellement. Apposez un timbre sur l'enveloppe et envoyez la lettre à tous les patients en même temps.
Envoyez un courrier électronique aux patients dont vous avez l'adresse électronique. Incluez le même message que vous avez inclus dans la lettre imprimée.
Soyez clair et bref. Utilisez la police Arial. Assurez-vous que la lettre est exempte de jargon et d’abréviations.
Vérifiez les fautes d'orthographe et de grammaire. Expliquez dans la lettre ce qui s'est passé. Si vous n'avez pas l'adresse d'un patient particulier, appelez ou envoyez un courrier électronique pour fournir une notification. Cela peut être une période de détresse pour les patients, en particulier ceux qui ont été avec le médecin pendant une longue période. Assurez-les donc qu’un médecin qualifié prendra en charge leurs dossiers. Vous pouvez présenter le nouveau médecin dans la même lettre ou fournir ces informations dans une lettre, un courriel ou un appel téléphonique séparé. Laissez vos coordonnées au cas où les patients auraient des questions de suivi.
Fournir des informations sur les arrangements funéraires dans le cas où les patients souhaitent assister.
Conseils
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Si un patient demande un rendez-vous avec un médecin décédé, expliquez-lui ce qui s'est passé et proposez-lui de prendre rendez-vous avec le médecin de remplacement. Si le nouveau médecin n’a pas encore commencé à travailler, proposez-en d’autres.
