Une entreprise peut traiter des centaines, voire des milliers de fichiers chaque année. L'organisation élimine ce sentiment harcelé et stressé que vous obtenez en recherchant quelque chose d'important. Le bon système de classement peut aider votre entreprise à fonctionner de manière plus fluide et efficace.
Articles dont vous aurez besoin
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Des dossiers
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Suspendre des fichiers
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Onglets d'étiquette
Analysez vos fichiers. Est-il préférable de les trier par nom de famille du client, par projet ou par ordre chronologique? Choisissez les caractéristiques que vous utiliserez lors de la recherche d'un fichier.
Étiquetez vos fichiers clairement. Séparez les plus petits fichiers en catégories dans le dossier suspendu. Par exemple, "juillet 2008" peut avoir son propre dossier suspendu étiqueté et vous pouvez insérer tous les contrats ou dossiers de ce mois dans le dossier suspendu.
Séparez les dossiers dans différents classeurs. Avoir un seul classeur pour les dossiers administratifs, tels que les commandes de fournitures, les informations sur la paie et les CV; une autre armoire pour les dossiers des clients avec les contrats terminés et les informations de paiement et de projet; et tout autre type dont votre entreprise a besoin. Étiquetez les armoires clairement.
Testez votre système de classement avant de le présenter à vos collègues. Assurez-vous de pouvoir tout trouver facilement et que la manière dont vous avez organisé les choses a du sens. Si vous avez tout organisé par ordre chronologique, mais que le test indique que l'alphabet a plus de sens, changez de système.
Organisez une courte réunion et expliquez le système de classement. Assurez-vous que tout le monde comprend le fonctionnement du système et qu'il est important de le suivre.
Décidez qui fera le classement. Vous pouvez déléguer le classement à une personne ou laisser chaque intervenant effectuer son propre classement. Les employés peuvent avoir un classeur dans leurs bureaux, mais vous avez toujours besoin d'un système de classement central, idéalement avec une personne en charge.
Classer les documents importants quotidiennement. Le classement de routine vous aide à rester organisé et empêche le classement de devenir une tâche plus lourde que nécessaire. Utilisez des bacs de classement dans chaque bureau et assurez-vous qu'ils sont vidés à la fin de chaque journée de travail.
Évaluez le système de classement tous les six à 12 mois. Purger le matériel obsolète de votre système.
