Même en ce jour de technologie de communication instantanée, les lettres commerciales formelles sont encore couramment écrites. Une personne ou une entreprise peut choisir d'écrire une lettre plutôt que d'envoyer un courrier électronique ou un fax. Lors de l'envoi d'une lettre professionnelle, les trois parties principales - début, milieu et fin - doivent être écrites correctement.
Début
Le début de la lettre contient des informations non liées directement au message de la lettre. La date apparaît en haut. Les adresses de l'expéditeur et du destinataire sont ensuite saisies. Toutefois, si l’adresse de l’expéditeur apparaît dans l’en-tête ou le pied de page de la lettre, il n’est pas nécessaire de la saisir. Cette ligne est suivie de la ligne de référence - considérée comme "RE:" - qui est la partie de la section de début de la lettre qui concerne le message de la lettre. Il résume le message en un à huit mots. Après cela, la lettre doit être saluée ou saluée. C’est typiquement le format «Cher Monsieur:» ou «À qui de droit:» avec deux points après la salutation; les lettres personnelles utilisent une virgule après la salutation, mais les lettres commerciales utilisent toujours les deux points.
Milieu
Le milieu de la lettre est plus communément appelé le corps de la lettre. Il contient le message de base. La première phrase devrait présenter le sujet traité. Les détails et les points de considération viennent ensuite. Enfin, il y a une conclusion. Le corps de la lettre doit être concis et concis. Les objets personnels ou les problèmes entre l'expéditeur et le destinataire ne doivent pas être inclus dans la lettre commerciale.
Fin
Quelques éléments de base d’une lettre constituent sa fin. Une salutation finale, telle que «sincèrement» ou «meilleures salutations», est appropriée. En dessous, vous imprimez le nom de l'expéditeur. Indiquez le titre de l’expéditeur sur la même ligne que le nom ou directement en dessous. Laissez environ deux pouces d’espace entre la salutation de clôture et le nom de l’expéditeur; Cet espace est réservé à la signature de l'expéditeur. Si l’envoyeur a fait taper et préparer la lettre par quelqu'un, vous pouvez accuser réception de cette personne sous le nom et le titre de l’expéditeur. Il y a plusieurs moyens de le faire. Le moyen le plus courant consiste à taper les initiales de l'expéditeur en majuscules, à taper une barre oblique (/) et à taper les initiales du préparateur (par exemple, ABC / def). Les pièces jointes doivent être notées à la fin de la lettre. Tapez le mot «Boîtier (3)», le nombre 3 étant le nombre de boîtiers inclus dans le mailing.
Envoi de la lettre
La lettre est soigneusement pliée pour s'intégrer parfaitement dans une enveloppe de taille professionnelle. Les enveloppes ne sont pas agrafées à la lettre. Dans les lettres commerciales, le nom du destinataire est saisi sur l’enveloppe plutôt que manuscrite. De nombreuses entreprises ont des enveloppes pré-imprimées conçues avec un logo et une adresse. Ce sont les plus professionnels. Les petites entreprises peuvent utiliser des étiquettes d’adresse autocollantes préimprimées. Celles-ci sont acceptables, de même que les adresses de retour saisies. L'écriture manuscrite n'est pas considérée comme professionnelle et doit être évitée.
