Bien que la comptabilisation des revenus et des dépenses dans un environnement professionnel soit un processus complexe, les bases de la comptabilité sont relativement simples. Un système connu sous le nom de principes comptables généralement reconnus définit quatre hypothèses de base, quatre principes de base et quatre contraintes de base de la comptabilité d'entreprise. Les quatre principes de base des PCGR traitent de la façon dont l’argent entre et sort de l’entreprise, ainsi que de la manière dont cette circulation est documentée.
Principe de coût
Le principe des coûts stipule que le coût réel des actifs doit être enregistré au lieu de l’enregistrer en fonction de la valeur marchande ou d’un ajustement en fonction de l’inflation. Cela garantit que le coût enregistré des stocks et autres achats est reflété avec précision dans le grand livre comptable. Ce principe est parfois appelé "principe de coût historique" car les coûts sont comptabilisés sur la base du coût réel au moment de l'achat au lieu d'être un coût estimé ou ajusté enregistré ultérieurement.
Principe de revenu
Le principe des revenus stipule que les revenus doivent être enregistrés au moment où ils sont gagnés, pas au moment où le paiement est reçu. Cela évite les erreurs comptables causées par les retards de paiement, car tout montant restant dû à l'entreprise est évident dans le grand livre. Le principe des revenus sert également de base à la méthode de la comptabilité d’exercice, ce qui l’appelle parfois «principe de la comptabilité d’exercice».
Principe du rapprochement
Le principe de rapprochement stipule que les dépenses doivent correspondre aux revenus auxquels elles se rapportent. Les dépenses ne sont pas enregistrées au moment où elles sont générées, mais sont comptabilisées dès lors qu’elles contribuent au chiffre d’affaires. Cela permet d’évaluer facilement la rentabilité des biens et des services et illustre également le lien qui existe entre les dépenses et les revenus, puisque les produits et services sont directement associés aux revenus qu’ils génèrent. Certaines dépenses telles que les coûts administratifs et les salaires des employés ne peuvent bien entendu pas être directement liées aux recettes; ces dépenses sont simplement enregistrées en tant que dépenses pour la période en cours.
Principe de divulgation
Le principe de divulgation stipule que toutes les informations financières divulguées par une entreprise doivent être communiquées sous une forme facile à comprendre et que cette divulgation doit être mise en balance avec le coût de la compilation et de la publication de l'information. Toute information nécessaire à la compréhension des états financiers doit être incluse dans le corps des états, dans les notes de bas de page ou dans les documents complémentaires fournis avec les états. La quantité d'informations divulguées devrait être suffisante pour que les dirigeants d'entreprise puissent prendre des décisions concernant la société; les informations inutiles doivent être rationalisées pour limiter les coûts de production des relevés.
