Avoir un contrôle solide sur les finances de votre entreprise est une partie importante de la gestion d’une entreprise. Cela comprend la gestion non seulement des fonds en caisse de la société, mais également de sa dette. Bien qu’il existe plusieurs façons de le faire, l’un des plus efficaces consiste à utiliser un système de comptabilité de débit et de crédit. Comprenez-vous le sens du débit et du crédit? Plus important encore, comprenez-vous les différences entre ces deux termes en référence à votre entreprise et en quoi ils diffèrent de ce à quoi vous êtes habitué en tant que consommateur?
Si vous êtes un peu flou sur les différences entre crédit et débit, vous n'êtes pas seul. Cela dit, plus vous en savez sur les crédits et les débits, mieux vous comprendrez comment votre entreprise dépense son argent. Si vous voulez vraiment maîtriser les finances de votre entreprise mais que vous ne savez pas trop dans ce domaine, le meilleur endroit pour commencer l’apprentissage est la définition du débit et du crédit.
Qu'est-ce que le débit?
Les débits sont des transactions que votre entreprise réalise qui coûtent de l'argent. Cela peut sembler simple, mais le sujet est plus complexe que certains ne le réalisent. Il existe plusieurs types de débits dans le monde des affaires et leur confusion peut gâcher vos comptes si vous ne faites pas attention. Heureusement, il existe un moyen facile de se souvenir des types de débits les plus courants, de sorte que vous ne rencontrez pas ce problème.
Si vous ne parvenez pas à savoir ce qu’est un débit, pensez au mot DEAL. Vous pouvez vous en servir pour vous rappeler que tous les débits sont des tirages, des dépenses, des actifs ou des pertes. Dans ce cas, les "tirages" sont des retraits en espèces ou tout autre argent non comptabilisé qui sort de votre entreprise. Les "dépenses" sont les dépenses d'exploitation, y compris les coûts tels que les services publics et la paie. "Actif" fait référence à l'argent dépensé pour l'acquisition d'actifs physiques, d'équipements ou de biens immobiliers. Les "pertes" correspondent à ce qu'elles semblent être, des investissements qui vont au sud ou d'autres situations qui font perdre de l'argent à l'entreprise.
Essentiellement, tout argent sortant de votre entreprise est un débit. Si vous voulez en être sûr, vous pouvez utiliser ce mnémonique pour vérifier. Vous pouvez facilement vous rappeler que l'argent tiré de la petite caisse est un débit, de même que l'argent dépensé pour une nouvelle imprimante, de nouveaux locaux à bureaux ou l'acquisition d'autres actifs. La masse salariale, les taxes et autres dépenses professionnelles sont également qualifiées de débits, tout comme l’argent perdu lorsqu'un investissement d’une grande entreprise échoue.
Donc, si les débits sont l'argent qui sort de votre entreprise, qu'est-ce que cela donne comme crédits?
Qu'est-ce que le crédit?
En tant que consommateur, vous pouvez considérer le crédit comme une ligne de dette garantie ou non avec laquelle vous empruntez; ceux-ci sont le plus souvent observés dans les cartes de crédit et autres marges de crédit. La définition du crédit en comptabilité est toutefois différente. Lorsque vous parlez des états financiers de votre entreprise, un crédit est une bonne chose. c'est l'argent qui entre dans votre entreprise, de la même manière qu'un débit est l'argent qui sort de votre entreprise.
Comme pour la définition du débit, il existe un mnémonique utile pour garder une trace de ce qui constitue un crédit dans le monde des affaires: GIRLS. Le G signifie «gains», ce qui représente des augmentations du prix des actions de la société. Le «je» signifie «revenu», c'est-à-dire l'argent qui entre dans votre entreprise et ne constitue pas un gain ni un revenu. Cela signifie également que R signifie «chiffre d'affaires», qui correspond à l'argent gagné grâce aux ventes ou aux services. Le L correspond à un «passif», qui est un revenu provenant d’un prêt ou d’une autre dette contractée auprès d’une source extérieure. Le S correspond à un "avoir des actionnaires", qui représente l'argent que les actionnaires ont investi dans la société par le biais d'investissements.
Tout comme les débits représentent tout l'argent qui sort de votre entreprise, les crédits représentent tout l'argent qui entre. Si vous n'êtes pas sûr, appliquez votre code mnémonique et voyez si cet argent correspond à l'une des catégories d'un crédit. Revenu des ventes de nouveaux produits? Vérifier. Un nouveau prêt pour couvrir l'expansion de votre entreprise? Vérifier. Existe-t-il un investissement accru de la part des actionnaires qui entraîne une augmentation du prix de votre action? C'est un chèque dans deux catégories différentes.
Alors, maintenant que vous avez déterminé quels sont les débits et les crédits, à quoi votre entreprise devrait-elle les utiliser?
Quand les entreprises utilisent débit par rapport au crédit
L’utilisation de l’enregistrement de débit et de crédit fait partie de la technique connue sous le nom de comptabilité en partie double. En séparant les fonds entrants des fonds sortants, il est plus facile de comprendre ce qui se passe dans votre livre de comptes. Les débits sont enregistrés dans une seule colonne de la feuille de grand livre, tandis que les crédits sont répertoriés dans une colonne séparée à côté de la colonne de débit. Cette structure en deux colonnes vous permet de voir d'un coup d'œil quand de l'argent sort de votre entreprise et quand il entre.
Dans le système à double entrée, chaque transaction est répertoriée séparément sur sa propre ligne. Si la transaction représente un débit, le montant de la transaction est inscrit dans la colonne Débit de cette ligne. Si cela représente un crédit, le montant de la transaction est écrit dans la colonne crédit. Aucune entrée ne doit avoir quelque chose d'écrit dans les deux colonnes; si une transaction aboutit d'une manière ou d'une autre à un débit et à un crédit, les deux aspects de la transaction doivent être écrits sur des lignes distinctes, de manière à ce que le débit et le crédit soient enregistrés séparément.
Les totaux des crédits et des débits dans votre grand livre sont calculés séparément. Cela vous permet non seulement d'éviter les erreurs mathématiques qui pourraient survenir lorsque vous essayez de combiner des crédits et des débits individuels en un seul total, mais vous permet également de voir facilement le montant total des entrées et des sorties d'argent.
Une fois que vous avez calculé le total de vos débits et crédits, calculez le total des fonds propres de votre entreprise en soustrayant le total du débit du total de votre crédit. Si vous avez plus de débits que de crédits, vous vous retrouverez avec des capitaux propres négatifs nécessitant des fonds supplémentaires à couvrir. cela peut signifier la liquidation de certains actifs, l’emprunt supplémentaire, ou l’argent tiré de l’épargne ou d’autres investissements de la société. Cependant, si vous avez plus de crédits que de débits, vous disposez de fonds supplémentaires à utiliser pour les extensions, le financement de l'achat de nouveaux actifs ou de nouveaux investissements dans l'avenir de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une note de crédit?
L'avoir est une chose qu'il est important de connaître lorsque l'on aborde le sujet des débits et crédits aux entreprises. Vous pouvez considérer cela comme une sorte de facture inversée. La note de crédit est donnée à votre entreprise par un fournisseur ou par une personne se trouvant dans une situation similaire lorsqu’ils vous accordent un crédit. Cela peut être dû à une marchandise endommagée devant être renvoyée au fournisseur ou à un appel de service insatisfaisant, mais ce ne sont là que des exemples de fois où une note de crédit pourrait être émise.
La note de crédit elle-même est un reçu, identifiant la raison pour laquelle le crédit est émis et qui a autorisé le crédit. Les crédits associés aux notes de crédit se présentent souvent sous la forme de "crédits magasin" ou de structures de crédit similaires, ce qui confère à votre entreprise un montant fixe de crédit prépayé auprès du fournisseur ou du prestataire de services lors de votre prochaine commande ou appel. La note de crédit sert à documenter ce montant prépayé et est utilisée par votre service comptable pour noter la transaction en tant que crédit dans votre livre. Une fois que vous avez passé une commande, passé un appel de service ou utilisé le crédit, un débit est enregistré dans votre grand livre pour indiquer que la transaction utilise le crédit référencé dans le billet.
Il convient de noter que les notes de débit existent également et agissent de la même manière que les notes de crédit. Si une entreprise émet une note de débit, c'est en référence à un problème de retour ou de service qu'elle a eu avec votre entreprise. Pour honorer la note de débit, vous devez soit traiter un remboursement, soit émettre un crédit prépayé correspondant au montant de la note. Bien sûr, dans une situation où une personne n’est pas satisfaite d’un élément ou d’un service fourni par votre société, il est plus probable que vous fournissiez une note de crédit au lieu de la personne qui rédige une note de débit. En conséquence, les notes de crédit sont beaucoup plus courantes et plus susceptibles d’être utilisées dans le cadre de vos relations commerciales.
Considérations sur le crédit aux entreprises
Le concept de crédits, en relation avec les débits, est important pour la comptabilité d’entreprise. Malheureusement, cela crée parfois un peu de confusion pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec la comptabilité en partie double. En raison des différentes significations associées au mot "crédit", il est important d'aborder le sujet des lignes de crédit et des autres formes de crédit accordées aux entreprises. Cela vous fournit non seulement les informations dont vous avez besoin si vous êtes invité à faire la distinction entre les deux, mais le passif est toujours considéré comme un crédit dans la comptabilité en partie double.
Les cartes de crédit et les marges de crédit d'entreprise ressemblent à ce que vous connaissez bien du côté du consommateur, mais elles sont émises à l'entreprise elle-même plutôt qu'à un particulier. Si votre entreprise est relativement nouvelle, vous devrez peut-être fournir des informations personnelles et une vérification de solvabilité pour garantir le crédit de votre entreprise, car la plupart des prêteurs ne sont pas disposés à octroyer des crédits à une entreprise qui n’a pas de véritable passé. Dans ce cas, ils utilisent la solvabilité du propriétaire pour établir le crédit. Cela crée une responsabilité personnelle pour vous, mais parfois cela ne peut être évité. Au fur et à mesure que votre entreprise s'établira et fera affaire avec une ou plusieurs banques, elle renforcera sa solvabilité. À ce stade, vous pouvez demander des cartes de crédit d'entreprise et d'autres produits de crédit émis uniquement en fonction de la réputation de l'entreprise et de ses actifs.
Il est essentiel que ces produits de crédit soient enregistrés en tant que crédits dans votre livre, même s'ils représentent réellement une dette. Ils constituent une extension du pouvoir d'achat de votre entreprise et sont donc considérés par votre grand livre comptable comme étant identiques à des liquidités du même montant. Les achats effectués avec les produits de crédit sont toujours enregistrés en tant que débits, bien sûr, et la réduction de votre crédit disponible est enregistrée dans le grand livre par le fait que le débit réduit votre capital total disponible (qui incluait le montant de votre ligne de crédit lorsque vous avez ajouté ce montant en crédit.)
Les paiements mensuels sur vos lignes de crédit seront ajoutés aux dépenses lorsque les factures entreront, ce qui réduira davantage les capitaux propres à mesure que vous effectuez des paiements. Notez que vous ne rajoutez pas le paiement dans les capitaux propres après son traitement, même si votre crédit disponible a augmenté. Même si vous avez plus de crédit disponible, vous disposez toujours de moins d’argent, car vous deviez effectuer le paiement en premier lieu. Cela permet d’équilibrer vos fonds propres au fur et à mesure que vous remboursez vos lignes de crédit, car chaque paiement nécessitera des fonds en caisse. Vous n'ajouterez pas de lignes de crédit en tant que crédit au grand livre à moins que votre entreprise n'en ouvre une nouvelle.
