La saisie de données est peut-être l'un des aspects les plus importants du succès d'une entreprise. Lorsque les données sont correctement ajoutées, les informations diffusées peuvent aider les dirigeants à planifier leur avenir, à déterminer leurs objectifs et à corriger leurs lacunes. Lorsque des informations erronées sont entrées dans le système informatique, les conclusions sont faussées et inexactes, pour le meilleur ou pour le pire. La précision et l'efficacité avec lesquelles les opérateurs de saisie de données saisissent des informations sont donc d'une importance capitale.
Entrée initiale
Les opérateurs de saisie de données introduisent initialement les données dans des systèmes représentant soit des objectifs commerciaux, soit des informations. Parfois, ces données restent pertinentes mais souvent, elles se décomposent avec le temps. Pour cette raison, les professionnels de la saisie de données doivent saisir de nouvelles informations sur une base renouvelable. Si les informations initiales sont incorrectes, l'entreprise risque d'avoir des doubles entrées qui créent plus de travail que nécessaire. Lorsque cela se produit, les administrateurs doivent parfois nettoyer et purger manuellement les informations obsolètes et inexactes. Si les informations initiales sont exactes, l'opérateur de saisie de données n'a besoin que d'insérer de nouvelles données pour créer la mise à jour.
Validation de la saisie de données
Certaines entreprises utilisent des programmes de validation de saisie des données, qui réduisent les risques de saisie de données incorrectes dans le système. Initialement, cela prend plus de temps que les systèmes qui ne vérifient pas deux ou trois fois. À long terme, toutefois, les programmes de validation peuvent permettre à l’entreprise de gagner un temps précieux et d’économiser de l’argent en réduisant la nécessité de revenir en arrière et de corriger les erreurs passées. Dans un programme de validation, l'opérateur de saisie de données doit vérifier les informations saisies plusieurs fois avant d'être acceptées. Certains programmes autorisent uniquement les entrées numériques dans certains champs d'un formulaire, et inversement.
Logiciels
Tous les problèmes de précision de saisie des données ne sont pas d'origine humaine. Les logiciels de validation de données bon marché et inefficaces peuvent présenter des bogues, des problèmes de programmation et d’autres problèmes. Les grandes entreprises ont besoin de programmes de stockage de données plus précis et plus précis, tandis que les petites entreprises peuvent ne pas avoir besoin d'exigences aussi strictes. Le facteur déterminant est l’influence d’un paquet de contrôle des données bon marché ou coûteux sur les résultats d’une entreprise. Que le programme manque quelques caractères ou interprète de manière erronée une virgule décimale peut être la différence entre quelques centimes et des milliers de dollars perdus.
Valeur croissante
Lorsque des données incorrectes restent dans la base de données d'une entreprise, leur valeur totale peut en être affectée. Des informations obsolètes, telles que des avis de location périmés obsolètes ou des évaluations anciennes qui n'ont pas été mises à jour, peuvent rendre une entreprise moins rentable qu'elle ne l'est réellement. Cela peut avoir un impact négatif sur la capacité d'un propriétaire d'entreprise à obtenir du financement à l'avenir, d'accroître son activité ou de vendre à une date ultérieure. Garder des registres précis et les mettre à jour quotidiennement est impératif pour maintenir et augmenter la valeur de l'entreprise.
