Être actif avec votre entreprise est une bonne chose, mais cela ne s'applique pas toujours à toutes les phases des opérations. La saisie de données est l’un des aspects essentiels de l’activité commerciale, où le passage aux processus automatiques est presque toujours préférable. Dans les très petites entreprises où le propriétaire est l'opérateur principal, il peut toujours être judicieux de saisir toutes les données manuellement, bien que la mise à niveau vers un système automatique puisse permettre des opérations plus fluides. Pour les entreprises de plus d'un ou deux employés, il peut également être judicieux sur le plan financier de s'éloigner dès que possible de la saisie manuelle des données.
Inconvénient: erreur humaine
Malgré tous nos efforts, les êtres humains sont plus enclins à commettre des erreurs que les ordinateurs. Un système informatique présente parfois des problèmes, mais il enregistre généralement les données et les organise de manière plus précise que les êtres humains, ce qui nécessite moins de vérification des erreurs. Le traitement manuel des données nécessite beaucoup plus de contrôle visuel et de double vérification de l'exactitude des données.
Inconvénient: vitesse
La saisie manuelle des données prend beaucoup de temps. Les machines et les ordinateurs sont généralement plus rapides que les humains, ce qui permet aux employés de se concentrer sur d'autres tâches. Au lieu de taper des chiffres toute la journée, vos employés pourraient passer plus de temps à examiner les stocks, à créer des graphiques ou à établir des projections pour la croissance future.
Inconvénient: coûts de main-d'œuvre
Payer des personnes pour entrer manuellement des données coûte beaucoup d’argent et empêche les entrepreneurs et les autres employés d’investir plus de temps sur leur point de plus grande contribution à la vision et à la mission de l’entreprise. Le travail de beaucoup de personnes peut maintenant être effectué par une seule personne, ce qui signifie que vous avez besoin de moins d’employés pour la saisie de données, ou que vous pouvez utiliser vos employés dans des domaines qui permettent de mieux utiliser leurs dons pour accélérer la croissance de la société.
Avantage: coûts système
La saisie manuelle des données ne nécessite pas de systèmes, machines et programmes coûteux. Les propriétaires de petites entreprises ne disposent pas toujours de fonds de démarrage importants pour lancer leurs activités. Un système de traitement manuel permet à une entreprise de se lancer dans le jeu sans avoir à investir beaucoup de capital précieux dans des ordinateurs, des machines et des méthodes de traitement informatique.
Avantage: Facilité pour les petites start-ups
Certains entrepreneurs savent comment suivre les données sur papier à l'aide de feuilles de grand livre, mais ne sont pas aussi à l'aise avec les systèmes informatiques. À une époque où vous êtes probablement en train d'apprendre beaucoup de choses en même temps afin de lancer votre entreprise, il peut être préférable de différer temporairement l'apprentissage d'un système de saisie de données. Tant que vous conservez manuellement des enregistrements précis, vous pouvez attendre pour explorer cette option jusqu'à ce que le reste de vos opérations quotidiennes devienne plus routinier.
Avantage: surveillance accrue
Lorsque vous tenez des registres à la main, vous avez le contrôle sur les catégories dans lesquelles chaque numéro est placé. Si votre entreprise a des besoins uniques qui rendent les ventes ou les tendances difficiles à suivre de manière automatisée, vous devrez peut-être suivre ces chiffres à la main.Par exemple, les agences de services sociaux qui enregistrent les changements dans la dynamique familiale ou les secours en cas de détresse émotionnelle pourraient trouver les méthodes de traitement de données manuelles plus précises que les méthodes automatisées.
Passage de la saisie manuelle aux données modernes
Alors que la saisie manuelle de données est parfois plus facile avec une très petite entreprise et permet de réduire les coûts de démarrage, au fur et à mesure que l'entreprise grandit, ses méthodes le doivent également. Lorsque vous êtes prêt à passer de la saisie manuelle à quelque chose d'un peu plus sophistiqué, vous pouvez vous tourner vers des programmes tels que Quicken, QuickBooks ou le programme gratuit ZipBooks. N'importe quel tableur peut vous aider à classer d'autres mesures, telles que les taux de réussite du programme, les tendances des employés ou les changements de dynamique et de projection de manière simple à comprendre. Il est judicieux de saisir des données antérieures de quelques mois ou quelques années afin de pouvoir visualiser les tendances des nouveaux chiffres au fur et à mesure que vous les entrez. En cas de doute, consultez un comptable ou un spécialiste de la saisie de données pour obtenir une aide ponctuelle ou régulière. assistance lors de la mise à jour de données précises pour votre entreprise.
