Une facture est un outil de communication qui indique à vos clients ce que vous leur avez fourni, combien cela coûte et comment ils doivent payer. Les factures peuvent être aussi simples qu'une feuille manuscrite avec quelques annotations ou des documents informatisés sophistiqués conçus par des professionnels. Des factures claires et informatives donnent de la crédibilité à votre entreprise auprès de vos clients. Ils vous aident également à être payé le plus tôt possible, en indiquant à vos clients le moment où ils s’attendent à ce qu’ils les envoient.
Numéros de facture
Les factures sont écrites dans l'ordre suivant et un numéro de facture vous aide à localiser ou à vous référer à une facture particulière dans une séquence. Si vos factures ne sont pas informatisées, classez-les dans l'ordre où vous les avez émises afin de trouver facilement la facture dont vous avez besoin. Si vous achetez des blocs de factures que vous complétez à la main, ils seront accompagnés de numéros préimprimés. Les factures seront reliées les unes aux autres afin que vous n'ayez pas à faire de travail supplémentaire pour les conserver en ordre. Si vous créez des factures informatisées à l'aide de logiciels tels que QuickBooks ou Square, le programme se chargera de votre travail et vous enverra vos factures dans l'ordre.
Lorsque vous devez vous reporter à une facture, par exemple si un client a une question sur le paiement ou si vous avez reçu un chèque et souhaitez marquer la facture comme payée, recherchez-la simplement par numéro de facture. Vous pouvez commencer votre séquence de factures avec le numéro de votre choix. Ainsi, même si vous écrivez votre toute première facture, vous pouvez lui attribuer un numéro plus élevé pour que votre entreprise apparaisse plus établie.
Que devrait être sur une facture?
En plus du numéro de facture, une facture doit inclure tout ce dont vous avez besoin pour transmettre les informations nécessaires à votre client afin que vous puissiez être payé. En plus d’être une notification du montant dû, une facture est également un outil de référence utile pour les clients qui ont besoin de savoir ce qu’ils ont reçu et en quelle quantité. Inclure sur votre facture:
- Le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de votre entreprise.
- La date à laquelle la facture a été écrite ou la date à laquelle le produit a été livré. Utilisez un système de rencontre ou l'autre, mais soyez cohérent.
- Le nom et l'adresse de facturation de votre client.
- Adresse de livraison de votre client.
- La quantité de chaque article commandé, le nom ou le numéro d'inventaire de chaque article commandé, le prix unitaire de chaque article commandé et le prix total de chaque article, calculé en multipliant la quantité par le prix unitaire.
- Le montant total dû pour tous les articles de la facture.
- Taxe de vente due, le cas échéant.
- Conditions de paiement, telles que le paiement à la livraison ou net 15 (15 jours pour payer).
Utilisation de factures pour un paiement rapide
Un peu de réflexion et d’attention lors de la création des factures peut vous aider à recevoir vos paiements plus rapidement et de manière cohérente. Plus vous envoyez rapidement votre facture, plus vite votre client saura combien il doit payer et quand le paiement est dû. Bien que les conditions de paiement, telles que le délai entre la livraison et le paiement, soient généralement négociées à l’avance, leur indication claire et visible sur la facture peut servir de rappel utile. Si votre client est en retard dans le paiement de factures précédentes, l'inclusion d'un montant total dû sur la facture en cours peut accélérer le paiement en évitant au client de rechercher les soldes antérieurs dus.
