Dans un environnement de bureau, il est important de toujours conserver un comportement professionnel. Ponctuellement est essentiel et tout doit être fait pour arriver à temps. Sauf si vous attendez un appel important, les téléphones portables doivent être éteints ou mis en vibration afin de ne pas perturber le bureau. Habillez-vous en bonne tenue pour le type d'entreprise exercée. Par exemple, porter un jean dans un environnement de bureau professionnel serait considéré comme inapproprié, mais un jean peut être une tenue acceptable dans un bureau de construction.
Service Clients
L'un des facteurs les plus importants dans les procédures de bureau est la façon dont les clients sont traités lorsqu'ils téléphonent ou se rendent au bureau.
Lorsque vous traitez avec des clients en personne, c'est une bonne idée de saluer la personne avec le sourire et d'être à l'écoute de ses besoins. Si un client arrive avec une plainte, écoutez attentivement, mais ne devenez pas défensif, ne vous affrontez pas et ne vous énervez pas, cela ne fera qu'aggraver la situation. Faites preuve d'une réelle préoccupation par le biais de l'expression du visage ou du langage corporel lorsqu'un client se plaint. Si le client se déchaîne, laissez-le s'égarer - n'essayez pas de l'arrêter ni de lui parler. Une fois qu'ils ont exprimé leur plainte, répondez-leur calmement en leur indiquant ce que vous comptez faire pour les aider ou à qui vous allez les adresser, et comment cette personne sera en mesure de vous aider à résoudre le problème.
Étiquette téléphonique
Parce que la personne à l’autre bout de la ligne ne peut pas vous voir, vous devez répondre au téléphone avec optimisme. La personne à l’autre extrémité devrait pouvoir entendre le «sourire» dans votre voix. Répondez toujours aux appels entrants en indiquant le nom de l’entreprise en prenant soin d’énoncer le nom de l’entreprise afin qu’il soit compréhensible. Il est parfois nécessaire de filtrer les appels avant de les transférer au destinataire. Faites tous les efforts possibles pour obtenir le nom de la personne. Gardez un bloc-notes à portée de main pour noter le nom de l’appelant en cas d’interruption ou si le destinataire ne répond pas et que l’appel est renvoyé. Cela permettra de s’adresser directement à l’appelant.
Interaction avec d'autres employés
Ce n'est jamais une bonne idée de discuter de problèmes personnels avec d'autres employés ou de participer à des commérages au bureau. La politique et la religion doivent être évitées comme sujets de conversation au bureau.
Soyez toujours respectueux lorsque vous vous adressez à d'autres employés. Une bonne règle empirique est que si la personne à laquelle vous vous adressez est un subordonné, vous pouvez le contacter par son prénom, mais un superviseur ou un responsable doit être adressé sous le nom de M. ou de Mme à moins qu'il ne demande à être abordé par son premier. prénom.
Organisation
La zone de travail doit toujours être propre, soignée et organisée. Si vous êtes malade ou absent du bureau pour quelque raison que ce soit, une personne peut avoir à récupérer des informations sur votre bureau et ne devrait pas avoir à fouiller dans tout ce qui se trouve dans votre espace de travail pour trouver ce qu'elle cherche. Il est également important de ne pas ranger d’objets personnels dans ou sur votre bureau, car quelqu'un pourrait accidentellement «trébucher» sur quelque chose que vous ne voulez pas rendre public.
Attention au détail
Si le travail nécessite plusieurs étapes, c’est une bonne idée de créer une liste de contrôle et de cocher chaque élément à mesure qu’il est terminé. Quelles que soient les tâches assignées, une attention particulière aux détails est cruciale pour faire du bon travail.
Si la création de document fait partie du travail, veillez à exécuter une vérification orthographique et grammaticale sur chaque document. Quel que soit le travail requis, il est toujours bon de revérifier le travail avant de le rendre.
