Pour la plupart des gens, la déception fait partie de la vie. Le sentiment est si banal que beaucoup de gens avalent l’émotion sans se plaindre, nourrissant lentement un réservoir de ressentiment grandissant. Ils pourraient trouver des excuses pour la partie incriminée en se disant: «Ils font de leur mieux». C'est peut-être vrai, mais une petite critique constructive ne fait de mal à personne. Les entreprises et autres entités qui reçoivent des lettres de déception se rendent vite compte qu'il est de leur intérêt de faire de la place à l'amélioration. Comme dit le proverbe, "La roue qui grince reçoit la graisse."
Organisez vos faits. La personne ou l’entreprise à qui vous écrivez la lettre de déception ne peut pas améliorer ses pratiques commerciales ou personnelles si vous n’expliquez pas clairement comment elle vous a laissé tomber. Avant de rédiger la lettre, dressez une liste des cas où vous vous êtes senti déçu, classés par ordre chronologique. Si vous avez des documents officiels d’autres sources, ayez-les également à portée de main avant de commencer votre lettre.
Listez vos griefs. Expliquez clairement quelles étaient vos attentes et comment elles n'ont pas été satisfaites. Utilisez la documentation d’autres sources si nécessaire.
Expliquez comment les griefs vous ont fait ressentir. Par exemple, si vous écrivez à une entreprise de restauration rapide au sujet d’un service clientèle impoli à maintes reprises, expliquez-lui que cela vous donne l’impression que votre argent et votre clientèle ne sont pas valorisés au sein de leur organisation.
Etre gentil.N'oubliez pas que l'objectif de votre lettre est d'aider une personne ou une organisation à s'améliorer et non à la dégrader. Vous indiquez simplement des façons dont vous estimez qu'ils pourraient mieux performer. Lorsque vous écrivez une lettre de déception à une entreprise, rappelez-vous que la personne qui lit cette lettre ne sera probablement pas la personne avec laquelle vous déposez le grief. Ne soyez pas impoli ou méchant; garder le ton de la lettre genre, ou à tout le moins, professionnel.
Faites des suggestions d'amélioration. Maintenant que vous avez signalé le problème, aidez-les en les orientant vers des solutions.
Présentez vos demandes. Si vous estimez que votre expérience mérite d’être restituée, vous devez vous adresser à une lettre de déception. Que vous demandiez un remboursement direct, un service à prix réduit ou un service gratuit à l'avenir, indiquez que le fait de répondre à vos demandes contribuera dans une large mesure à vous fidéliser en tant que client.
Tapez la lettre. Une présentation professionnelle de votre déception indiquera au destinataire que vous êtes sérieux.
Faites des copies de la lettre. Si votre lettre est perdue, devient un sujet de litige ou devient la première d'une longue chaîne de lettres de déception, vous devriez en avoir une copie pour vos dossiers. Si vous incluez d'autres documents dans votre lettre, faites-en des copies et envoyez-les. Conservez toujours les documents originaux pour vous.
