Les accusés de réception permettent de confirmer la livraison des articles demandés, tels qu'une expédition de marchandises ou une proposition de contrat. La lettre détaille clairement ce qui a été reçu et quand. Il note également si un suivi est nécessaire. Les lettres ne comportent généralement que quelques paragraphes et sont généralement envoyées un jour ouvrable après la réception des éléments demandés. La plupart des accusés de réception sont envoyés par courrier postal ordinaire, mais les fax, e-mails et courrier certifié sont également des options. La Colorado State University souligne que les lettres de remerciement sont une courtoisie professionnelle qui favorise les relations commerciales.
Examinez les éléments que vous souhaitez accuser de réception. Confirmez que la livraison correspond à vos attentes.
Adressez la lettre à la personne qui attend l'accusé de réception. Le nom complet et le titre de la personne, ainsi que l'adresse, doivent apparaître sur la lettre et l'enveloppe.
Ecris la lettre. Dans le premier paragraphe, confirmez la réception des articles en remerciant l'expéditeur pour la livraison des articles ou des informations demandés. Ensuite, listez chaque article reçu avec la date.
Dans le deuxième paragraphe, informez le destinataire que vous êtes satisfait de la livraison - le cas échéant - et que la livraison correspond à vos attentes.
Terminez la lettre par une fin complémentaire, telle que "Merci" ou "Cordialement", ainsi que votre nom imprimé. Signez et envoyez la lettre.
