La gestion des flux de trésorerie est importante pour toute entreprise, et cruciale pour les petites entreprises, où chaque sou compte. Un système d’information comptable ne peut que faciliter ce processus, qui implique des informations sur les liquidités, les stocks et les ventes. Un système informatisé peut vous fournir des informations beaucoup plus rapidement que n'importe quelle comptabilité manuelle, ce qui en fait un outil précieux dans la gestion des niveaux de trésorerie et de stocks.
Ventes
La reconnaissance des ventes est la première étape du cycle des revenus. Le système comptable comptabilise une vente comme une augmentation des produits avec une augmentation des liquidités ou des créances. Dans les entreprises de vente au détail, les stocks doivent également être réduits - ce type de transaction est automatiquement traité à l'aide d'un système informatisé. De nombreuses entreprises adoptent un logiciel de point de vente permettant de numériser les articles et de transférer les données dans un système de comptabilité en temps réel, ce qui constitue un avantage majeur pour la gestion de la trésorerie et des stocks.
Paiements
Les paiements, étroitement surveillés par la direction, augmentent les flux de trésorerie. Selon le type d’entreprise, les paiements peuvent prendre la forme de chèques, de cartes de crédit, d’espèces, de virements et de virements de fonds. Ces transactions sont saisies dans le système comptable au moyen d'entrées de journal manuelles ou d'interfaces d'autres systèmes. Certaines sociétés disposent de modules de créances spéciaux qui reconnaissent non seulement les données comptables, mais également les détails des ventes, les conditions, les contacts et autres informations. Lorsqu'un paiement est reçu, le comptable entre les informations de paiement dans le module, qui est transféré dans le grand livre.
livraison
L'expédition est une partie vitale du cycle des revenus. Dans les systèmes intégrés, les activités d'expédition sont reflétées dans le grand livre général, principalement dans la zone d'inventaire. Le système enregistre toutes les transactions appropriées dans les coulisses, de sorte que les employés travaillant dans l'entrepôt n'ont pas besoin de connaître la comptabilité pour effectuer cette activité correctement. La fonction d’expédition se compose de deux parties: choisir un article de l’inventaire et expédier. Les codes à barres sont souvent utilisés pour accélérer ce processus, en documentant et en diminuant les comptes d’inventaire.
Rapports
Un système d'information comptable peut générer des rapports utilisés par la direction pour prendre des décisions en matière financière. Certains rapports courants sont les rapports sur l'état des stocks, l'analyse des tendances et les rapports chronologiques sur les créances, qui indiquent au gestionnaire qui sont les débiteurs, combien ils doivent et pendant combien de temps. En fait, le Wisconsin exige des rapports de vieillissement de certains ministères tous les trimestres pour surveiller les flux de trésorerie. Sans un système informatique, il serait très difficile de produire ces rapports détaillés rapidement et efficacement.
