Un manuel de formation des employés a bien d'autres objectifs que la formation des nouveaux employés. Des manuels de formation bien conçus fournissent un contenu de formation écrit, permettent aux fonctions du département de fonctionner en l'absence d'employés clés, fournissent aux nouveaux employés des informations précieuses et codifient les règles et directives en milieu de travail. Les départements des ressources humaines qui élaborent des manuels de formation des employés ont également plus de facilité à fournir une orientation en milieu de travail et une formation des employés avec du matériel écrit.
Contenu de la formation
Les entreprises qui orientent les employés fournissent souvent aux nouveaux employés un guide de l’employé sous forme de manuel de formation. Les manuels des employés contiennent des règles et des directives sur le lieu de travail auxquelles les employés doivent être familiarisés avant d’assumer leurs tâches et leurs responsabilités. Les manuels des employés contiennent généralement des formulaires de reconnaissance que les employés doivent signer pour indiquer qu'ils ont bien compris les politiques de l'entreprise. Les formulaires signés sont placés dans le dossier personnel de chaque employé et font partie du relevé d'emploi complet. Les manuels de formation des employés ou les manuels des employés offrent aux employés un soutien indispensable pour apprendre les règles du lieu de travail et servent de matériel de référence en cas de questions sur les politiques de l'entreprise.
Gestion de la qualité
Les organisations ayant plusieurs sites de travail utilisent les manuels de formation des employés pour standardiser les processus. Un manuel de formation des employés contenant les meilleures pratiques ou des pratiques antérieures ayant fait leurs preuves est utile aux employeurs dont les sites de travail sont répartis dans une vaste région géographique. La standardisation des processus de l'entreprise est essentielle à la cohérence des performances et à la gestion de la qualité.
Transition vers le sans papier
Lorsqu'une entreprise qui s'appuie sur une documentation écrite devient une entreprise axée sur la technologie, un manuel de formation des employés peut être précieux pour les experts en technologie de l'information. Par exemple, un spécialiste des systèmes d'information des ressources humaines chargé de codifier les processus de recrutement de l'entreprise peut consulter le manuel de formation du personnel afin de développer un processus de recrutement et de sélection basé sur un ordinateur. Les entreprises effectuant la transition de fonctions papier à des fonctions informatiques pourraient constater que les manuels de formation des employés fournissent une partie importante des informations pouvant être converties au format Web pour être utilisées sur son intranet.
Référence historique
Les processus de l'entreprise changent avec le temps; Cependant, un historique des pratiques passées peut constituer une bonne base pour la construction de processus nouveaux et mis à jour. Les organisations qui conservent des enregistrements écrits tels que les manuels de formation des employés ont plus de facilité à formuler de nouveaux processus et à créer une documentation de nouveaux processus. Les manuels de formation des employés sont des documents importants pour la référence historique.
Manuels de processus
De nombreuses entreprises élaborent des manuels de formation des employés qui contiennent des processus de travail spécifiques. Les manuels de processus facilitent la formation de nouveaux employés et le remplacement des fonctions des employés. Certains départements disposent de manuels de l’employé pour chaque poste au sein du département ou de la section, tandis que d’autres manuels contiennent une description de tous les processus ministériels en un seul volume. Les employés contribuent énormément à l’élaboration de ces manuels. Ils apprécient l'importance d'un manuel de formation des employés et ont une connaissance directe des processus nécessaires pour décrire les étapes à suivre pour effectuer des tâches spécifiques. Les manuels de formation des employés sont pratiques lorsqu'un employé est absent, en congé ou autrement incapable d'accomplir sa tâche ou de former un autre employé à la tâche.
