Comment apporter des modifications au manuel de l'employé

Un manuel de l’employé fournit des informations précieuses aux nouveaux et anciens employés. Il fournit à tous les employés une source de référence pour les politiques et les règles de l'entreprise. Bien que cela puisse être donné aux nouveaux employés dans le cadre de leur orientation (présentation de la société et de ses attentes), il est possible que des changements dans les politiques et les procédures doivent être consignés dans le manuel. La mise à jour des manuels des employés est un rôle important pour les ressources humaines, les gestionnaires et les superviseurs. Étant donné que le manuel est un outil important, des processus devraient être mis au point pour déterminer les modifications à apporter.

Déterminez les modifications à apporter au manuel et pourquoi. Renseignez-vous auprès de la Société de gestion des ressources humaines (SHRM) pour savoir si de nouvelles lois fédérales ou nationales affectent les employés. Peut-être que la société offre des avantages en matière de santé ou de compensation, ou que des événements importants tels que des menaces physiques ou des problèmes de harcèlement sexuel se sont produits. Ce sont des choses qui devraient être changées ou ajoutées au manuel.

Rédigez les manuels dans un langage facile à comprendre. Par exemple, il peut être judicieux de ne pas utiliser beaucoup de jargon juridique compliqué qui pourrait prêter à confusion plutôt que d’être utile. Évitez les expressions controversées telles que "employé permanent" ou toute expression pouvant impliquer un accord contractuel. Assurez-vous également que les anciennes règles inapplicables sont supprimées et que les nouvelles règles sont correctement placées.

Demandez conseil à l’avocat de la société ou à une autre entité juridique concernant les modifications. Il est important que tous les documents distribués aux employés soient examinés en vue d'éventuelles poursuites judiciaires. Tout ce qui est inclus dans un manuel peut être considéré comme le mot écrit de l’employeur. Les entreprises pourraient être bien servies de faire réviser les manuels avant leur distribution.

Planifier la communication des modifications apportées au manuel. Les employés doivent savoir que de nouvelles politiques ou procédures ont été élaborées et sont incluses dans l'édition révisée du manuel. Certaines entreprises peuvent organiser des réunions en personne avec les employés pour discuter des changements et leur donner l'occasion de poser des questions. D'autres sociétés peuvent envoyer des mémos aux employés si le manuel est disponible en ligne. Il peut être judicieux de demander aux employés de signer un formulaire dans lequel ils reconnaissent avoir reçu le nouveau manuel et de le placer dans leur dossier personnel.